”Nu kör vi igång med ett IT-projekt, hörni!” är en fras som kan ge rysningar längs ryggraden på många anställda eller chefer som har varit ute i arbetslivet i ett decennium eller två. Idag är dock de allra flesta företag och privatpersoner så digitaliserade att klassiska IT-projekt är för bagatellartade för att räknas. Ett ERP-projekt, å andra sidan, anses av många vara den avancerade avkomman till IT-projektet.

Men måste det verkligen vara så? Är det verkligen en självklar sanning att ERP-projekt är långdragna, kostsamma, resurskrävande, komplexa och kräver en fullständig omorganisation av hela företaget? I den här artikeln kan du läsa varför vi tror att svaret är ett rungande nej på alla punkter.

”Det är så komplicerat!”

Ja, men nej. Vi förstår definitivt oro kopplat till systemimplementering, dataintegration, affärsprocesser, användarutbildning osv. Men dessa farhågor tenderar att vara knutna till premissen att ERP-system är fyrkantiga och oflexibla till sin natur. Att företaget måste anpassa sig till systemet.

Vi slår hellre ett slag för ERP-projekt på branschens villkor, där systemet anpassar sig efter företaget. De flesta företag i de branscher vi arbetar med har flera (ofta internationella) avdelningar som innefattar allt från inköp och produktion till lagerhantering och försäljning. Eftersom var och en av dessa avdelningar har unika arbetsprocesser och specifika krav på informationsflödet, borde inte ERP-systemet ha som standard att ta hänsyn till detta?

Det kan det faktiskt. Vi tror att tiden för omfattande omställningar, långa implementeringsperioder och tung användning av bolagets nyckelresurser är över. Vi på Cepheo har anpassat ERP-system till företag inom tillverkningsindustri, energi, ingenjörsrelaterade och projektorienterade branscher i 25 år. Mot denna bakgrund har vi utvecklat en bästa praxis för implementering som vi kallar Cepheo Axelerator, som redan är skräddarsydd för branscherna. Endast själva implementeringen återstår. Och det är faktiskt ganska enkelt.

”Det här kommer att ta tid”

Här gäller det bara att stålsätta sig för ett långdraget projekt, kanske du tänker. Ett år? Två? Tre? Tidsaspekten är ett klassiskt problem som ofta gör företag tveksamma till att ge sig in i ett ERP-projekt. Och oron är inte obefogad: traditionellt sett har implementeringen av ERP-system tagit mycket lång tid, vilket ofta påverkar den dagliga verksamheten och produktiviteten. Lyckligtvis är så inte längre fallet.

En skräddarsydd ERP-lösning minskar tidsåtgången avsevärt. I skärningspunkten mellan ”låt oss hitta din storlek” och ”en storlek passar alla” har vi utvecklat en ”den här storleken passar dig”-lösning. Den kan smidigt integreras i de allra flesta befintliga affärsprocesser, vilket innebär mindre tid för anpassning och integration. Det gör att företaget snabbt kan komma igång med utbildning och uppnå resultat snabbare.

I storskaliga ERP-projekt pratar vi ofta om tid till värde – det vill säga hur lång tid det tar innan man uppnår nytta eller värde. För de kunder där vi har implementerat Cepheo Axelerator har denna tid varit så kort som 3–4 månader. Men även om tid är pengar och ett kortare projekt därför generellt är mer kostnadseffektivt än ett långt projekt, betyder det inte absolut allt.

”Usch, det här kommer att bli dyrt.”

För även om tid är pengar och tiden kan justeras ner avsevärt, finns det andra kostnader förknippade med ett ERP-projekt än bara antalet konsulttimmar. Många företag befarar att implementeringen kommer att leda till stora investeringar i program- och maskinvara, och inte minst påverka produktionen.

En ERP-lösning som är fördefinierad för just din bransch kan därför vara en kostnadseffektiv strategi. Genom att bygga vidare på befintlig infrastruktur och använda en redan branschspecifik programvara kan kostnaderna minskas avsevärt. Att försöka skräddarsy en standardiserad lösning är ofta både dyrt och dåligt. Men genom att ändra premissen för vad ”standardiserad” är, förändras ramvillkoren drastiskt.

En framgångsrik ERP-implementering lönar sig genom att förbättra effektiviteten, optimera resursallokeringen och minska driftskostnaderna på lång sikt (jag antar att det är därför du undrar om du överhuvudtaget ska ge dig in i ett ERP-projekt). En lyckad ERP-implementering med Cepheo Axelerator förkortar inte bara tidshorisonten utan minskar också investeringskostnaden avsevärt.

”Jag bävar för att presentera det här”

Oavsett vad vi, våra kunder eller dina egna beräkningar säger dig om komplexitet, tidsåtgång och kostnader kan du inte komma ifrån den mänskliga faktorn i ett ERP-projekt. Man kan säga att vi har sparat den riktiga nöten till slutet i den här artikeln: För många är själva förändringsprocessen det största hindret för att sätta igång (jämför med IT-projekten från den tidigare teknikrevolutionen).

Implementeringen av ett nytt ERP-system kräver inte bara att de anställda ändrar sitt sätt att arbeta, det kräver också en enorm mental omställning. För att lyckas med implementeringen är du därför beroende av att behärska förändringsledning och förankra processen i hela ditt företag. I det ingår att involvera medarbetarna i planeringen, utbildningen och implementeringen av det nya systemet.

Därför har vi utvecklat Cepheo Axelerator med utgångspunkt i tillverkningsindustri, energi, ingenjörsrelaterade och projektorienterade branscher. Våra arkitekter har bakgrund inom branscherna och vet hur det känns när arbetsflöden förändras. Därför är implementeringsprocessen för Cepheo Axelerator också utformad för att ta hänsyn till dessa utmaningar och på så sätt göra övergången smidig för företaget. Vi vet inte bara att du behöver ett ERP-system – vi vet varför.

Ett ERP-projekt är inte vad det en gång var

Hindren för att inleda ett ERP-projekt inom tillverkningsindustri, energi, ingenjörsrelaterade och projektorienterade branscher är verkliga. Vi kan inte komma runt det. Men genom decennier av erfarenhet och utveckling har vi gjort vad vi kan för att sänka dem till en nivå där ERP-projektet i värsta fall är acceptabelt, i bästa fall en dans på rosor.

Bemästra komplexiteten, minska kostnaderna, minimera tidsåtgången och få acceptans för förändringsprocessen. Det låter utopiskt, men är faktiskt fullt genomförbart. Vi tror att det är dags att se på ERP-implementering som en smidig och effektiv möjlighet att stärka konkurrenskraften och få en mer effektiv verksamhet.

Det kommer att komma en tid när vi ser på ERP-implementering i nivå med när svensk industri började använda löpande bandet. Och tro oss, vi kommer att ligga i framkant och leta efter den bästa lösningen då också. Än så länge har vi nöjet att presentera Cepheo Axelerator.

Här kan du läsa mer om implementeringsmodellen och vilka fördelar ditt företag uppnår med den.