För i en värld där tillgången på råvaror och resurser minskar, kraven på hållbarhet och spårbarhet ökar och marginalerna blir allt knappare, har dataunderlag och datakvalitet plötsligt blivit A och O för lönsamheten. Om man vill lyckas på dagens marknad måste man gå strategiskt till väga. Tiden för magkänsla och happy-go-lucky är helt enkelt över. Man måste veta.

 

Den kanske enklaste, och kortaste, vägen för att uppnå dessa insikter är det strategiska verktyget känt som översiktsplanen. I den här artikeln får du en enkel introduktion till vad översiktsplanen är och vilka fördelar du kan få genom att använda den.

 

Vad är en översiktsplan?

 

En översiktsplan kan kanske bäst beskrivas som ett strategiskt planeringsverktyg, en slags guide för din verksamhet. Den utgår från företagets övergripande mål och vision och innehåller konkreta mål, handlingsplaner och resursallokering för att nå dessa mål. Det ger företaget en helhetssyn på verksamheten och möjliggör datadrivna beslut.

 

Syftet med en översiktsplan är att uppnå värdeoptimering av varuflödet. Det handlar om att se till att resurser finns tillgängliga när behovet uppstår och undvika onödiga inköp av varor. Genom att kombinera nya beställningar och budgeten ger översiktsplanen ditt företag en tydlig bild av vad du kan producera om beställningarna ökar eller råvarutillgången minskar. Det hjälper dig att justera kapaciteten och förstå de kostnader som krävs för att möta marknadstrycket.

 

Låt oss till exempel säga att du upplever en plötslig ökning av efterfrågan på en viss produkt. Med hjälp av översiktsplanen kan du enkelt identifiera kapaciteten i dina produktionslinjer och se om du har tillräckligt med arbetskraft och råvaror för att möta den växande efterfrågan. Översiktsplanen ger dig även en tydlig överblick över de extrakostnader som kommer att uppstå för att uppfylla den ökade efterfrågan.

 

Så här minskar översiktsplanen din risk

 

Resursallokering är och förblir en riskfylld affär. Oavsett om du bestämmer dig för att minska bemanningen under en viss tid eller öka beställningen av en viss råvara finns det risker med att avvika från den ursprungliga planen. Även om översiktsplanen i sig aldrig kommer att eliminera risken för att göra misstag kan den ge dig ett uppdaterat och gångbart dataunderlag så att du kan fatta beslutet med minsta möjliga risk.

 

Genom att ta hänsyn till resurskapacitet och potentiella produktionsstopp kan företaget planera proaktivt för att minimera skador på projekt och produktion. Det innefattar att identifiera vilka resurser som kan flyttas eller omprioriteras för att undvika förseningar och minska produktionsstopp.

 

Om till exempel en viktig maskin i produktionen skulle gå sönder kan du använda översiktsplanen för att snabbt se vilka andra resurser som finns tillgängliga och allokera dem för att täcka behovet. På så sätt kan skadorna minimeras och projektet fortsatt levereras i tid.

 

Ekonomisk förutsägbarhet även på volatila marknader

 

Att kunna planera för optimal produktion är ju bra. Men i slutändan ska det också vara lönsamt. Därför är det fint att veta att du som har det ekonomiska ansvaret även kan använda översiktsplanen för att simulera pengaflödet.

 

I en optimal översiktsplan anpassas budgetarna till inköp, drift och försäljning. Det gör att du kan förutsäga kassaflödet på ett mycket exaktare sätt än tidigare. Översiktsplanen ger dig möjlighet att bättre planera ekonomiska resurser och undvika oförutsedda ekonomiska utmaningar, även när efterfrågan eller råvarupriserna förändras.

 

Funderar du på att investera i en ny eller uppdaterad produktionsanläggning? Översiktsplanen hjälper dig att analysera produktionskostnaderna och jämföra dem med driftskostnaderna. Det ger dig en förståelse för hur mycket pengar som kan sparas genom att flytta eller modernisera produktionen – och hur snabbt.

 

Översiktsplan och bemanning

 

Hur påverkar produktionsvolymen bemanningen? Producerar jag lika effektivt måndagen efter långhelgen som på en vanlig onsdag i oktober? Översiktsplanen ger insikt i vilka justeringar du kan och bör göra för att bibehålla effektiviteten, även vid avvikelser.

 

Låt oss återigen titta på produktionsföretaget som upplever en tillfällig ökning av efterfrågan på en viss produkt. Hur mycket ska du utöka bemanningen vid den givna produktionslinjen för att möta efterfrågan? Kan du omfördela resurser från en annan linje? Översiktsplanen ger dig en tydlig bild av produktionseffektiviteten och säkerställer att du kan leverera produkten i tid.

 

Shit in, shit out?

 

Dåliga indata ger opålitliga insikter. Shit in, shit out. Därför krävs det en hög grad av datadisciplin för att få ut mesta möjliga av översiktsplanen, där man kontinuerligt måste övervaka avvikelser och justera planen baserat på faktiska data.

 

Översiktsplanen är inte ett magiskt verktyg som löser alla problem över en natt, men genom att välja ett långsiktigt tillvägagångssätt och justera den utifrån avvikelser kan företaget uppnå betydande förbättringar i lönsamhet och effektivitet.

 

Men i (brist på) datadisciplin finns även ett handlingsutrymme. Fullt engagemang för översiktsplanen på ledningsnivå ger en unik inblick i företagets resultat som helhet och på avdelningsnivå. Med andra ord kan du med hjälp av data från översiktsplanen även identifiera dataunderlaget, vilket gör det enkelt att identifiera var det finns brister. På många sätt är översiktsplanen ett självdisciplinerande verktyg som ”talar om” när dataunderlaget är bristfälligt.

 

Så här kommer du igång med översiktsplanen

 

Att realisera en översiktsplan kan verka överväldigande. I själva verket kräver det inte mycket mer än disciplin och att lägga in de data du redan har satt i system.

 

Översiktsplanen baseras på ditt ERP-system. Om du till exempel använder Dynamics 365 krävs det inte mer än lite hjälp från en konsult för att ställa in översiktsplanen. Resten är upp till dig och ditt företag.

 

Efter implementeringen kommer ditt företag att ha ett verktyg som ger dig en helhetsbild och stöttar dig i att fatta datadrivna beslut för optimering i varje led.

 

Vill du veta mer om hur vi arbetar med översiktsplaner i Cepheo eller hur en översiktsplan kan anpassas till din verksamhet? Kontakta oss idag.

 

Cepheo har över 30 års erfarenhet inom produktionsbranschen. Vi är specialiserade på att lösa våra kunders utmaningar med väl utvald IT. Läs mer här för att ta reda på hur vår expertis skapar framgång för ditt produktionsbolag.