I många företag finns en stark ambition att ha en modern, effektiv och stabil IT-drift. Men ambitioner räcker inte om roller, ansvar och processer inte är tydligt definierade.

Även de bästa strategier kan falla platt om alla tror att ”någon annan” tar hand om uppgifterna. För utan struktur och tydlig styrning präglas IT ofta av förseningar, fel och kostsamma akutinsatser.

Releaser och ändringar kräver koordination

Det moderna IT-landskapet är i konstant rörelse. Nya releaser, säkerhetsuppdateringar och funktionaliteter kommer löpande från Microsoft. Om ingen tar ansvar för att planera, testa och genomföra dessa ändringar, riskerar verksamheten både driftstopp och säkerhetsintrång.

Därför är det avgörande att ha en central roll som skapar överblick och samordnar insatserna. Här spelar en Service Delivery Manager från servicepartnern en nyckelroll, som samlad kontaktperson som håller koll på prioriteringar, deadlines och kommunikationen mellan företagets interna team, specialister hos servicepartnern och eventuella andra externa leverantörer.

RACI skapar tydliga roller

Ett av de mest effektiva sätten att få struktur är att arbeta med RACI-modellen. Här blir det tydligt vem som är:

• Responsible: Utför uppgiften.
• Accountable: Har slutgiltigt ansvar.
• Consulted: Blir tillfrågad under arbetet.
• Informed: Ska hållas underrättad.

Med klargjorda roller på det här viset, undviker man tveksamhet, överlapp och fallgropar. Alla vet vem som ska fatta beslut, vem som ska utföra uppgiften och vem som ska hållas informerad. Samtidigt möjliggörs en smart fördelning av uppgifter mellan kund och leverantör, utan att ansvarsfördelningen blir otydlig.

Drift och strategi måste samspela

Många företag delar fortfarande upp drift och utveckling i silos. Driften ska hålla systemen igång, utvecklingen ska driva innovation. Men i praktiken hänger de två områdena tätt samman.

Om driften inte involveras i planeringen av nya lösningar riskerar man att bra idéer inte kan implementeras på ett säkert eller stabilt sätt. Och omvänt kan driftteamet bidra med ovärderliga insikter om hur nya funktioner bäst rullas ut och underhålls.

Strukturerad planering, regelbunden rapportering och kontinuerliga statusmöten är därför helt avgörande. Det skapar gemensam förståelse, rätt prioriteringar och förmåga att agera snabbt när det behövs.

Struktur är en förutsättning för partnersamarbete

När företag samarbetar med externa partners blir governance ännu viktigare. Utan tydliga roller och processer präglas samarbetet lätt av missförstånd, dubbelarbete och förseningar.

Ett välstrukturerat samarbete ger:

• Klar rollfördelning mellan interna team och externa partners.

• Fasta rutiner för vem som ansvarar för vad.

• Tydliga förväntningar på rapportering och kommunikation.

• Snabb tillgång till beslutsfattare när något behöver göras

Det handlar inte bara om att få arbetet gjort. Det handlar om att göra det korrekt, effektivt och utan att förlora fokus på affärsnyttan.

Ett strukturerat arbetssätt banar väg för managed services

Struktur och governance handlar inte bara om att underlätta driftsuppgifter. Det är också grunden för att kunna arbeta med mer avancerade managed services-koncept som Cepheo Evergreen.

När roller, ansvar och processer är väldefinierade blir det enklare för företag att utnyttja möjligheterna i flexibla serviceavtal. De kan skala upp och ner, implementera nya lösningar snabbare och säkerställa att verksamheten hela tiden stöds av en stabil IT-plattform.

Struktur är inte byråkrati. Struktur är friheten att agera snabbt för att alla vet vad de ska göra.