När affären springer snabbare än systemen blir modernisering avgörande

Många svenska tillverkningsbolag arbetar i dag i system som fortfarande fungerar.

Orderhantering, produktion och fakturering löper på utan större avbrott. Samtidigt upplever verksamheten ökande friktion i vardagen. Manuella moment blir fler, parallella arbetssätt växer fram och det blir allt svårare att få en samlad bild av vad som faktiskt händer i verksamheten.

Det är ofta i det här läget som behovet av modernisering uppstår.

”Det tydligaste tecknet är att systemen fortfarande fungerar tekniskt, men inte längre stödjer hur affären faktiskt bedrivs”, säger Louise Adlerton, Head of Dynamics 365 Manufacturing & Construction på Cepheo, med mer än 25 års erfarenhet av affärssystem inom tillverkningsindustrin.

Systemen lever kvar men arbetssätten förändras

I många tillverkningsföretag används affärssystemet som en grund, men kompletteras successivt med manuella lösningar och sidoprocesser. Det kan handla om planering som sker i systemet men justeras i Microsoft Excel, eller om underhåll, avvikelser och produktionsstopp som hanteras i separata verktyg utan tydlig koppling till affären.

”Jag möter många företag där ordern går igenom systemet, produktionen rullar och fakturorna skickas. På ytan fungerar allt. Men under ytan finns en växande mängd manuellt arbete och informella lösningar som inte syns i systemen”, förklarar Adlerton.

Resultatet blir att systembilden och verkligheten glider isär. Med tiden skapas beroende av enskilda personer och speciallösningar som gör verksamheten mer sårbar.

Problemen ses som konsekvenser, inte systemfel

När företagen själva beskriver sina utmaningar är det sällan affärssystemet som pekas ut som problemet. I stället handlar samtalen om vardagliga konsekvenser.

”Det nämns sällan något om ERP. De pratar om att det är svårt att få en samlad bild av produktionen, att informationen finns men inte där man behöver den, och att beslutsfattande tar för lång tid”, förklarar vår expert.

Ett återkommande mönster är att olika delar av verksamheten arbetar utifrån sin egen logik. Driftstörningar registreras på ett ställe, planeringen uppdateras på ett annat och ekonomin ser effekterna först i efterhand. Helhetsbilden saknas när den behövs som mest.

Därför blir bristerna tydligare nu

Att de här problemen blivit mer synliga de senaste åren är ingen slump. Flera förändringar sammanfaller.

”Många svenska tillverkare har vuxit kraftigt. Fler produkter, fler varianter och fler marknader. Samtidigt har kraven på leveransprecision och tillgänglighet ökat. Kunder accepterar inte längre osäkerhet eller förseningar. Det gör att produktionsstörningar och ineffektivitet får större affärspåverkan än tidigare”, konstaterar Adlerton.

Samtidigt har ledningens krav på insyn och realtidsdata ökat. Att fatta beslut baserat på historisk information räcker inte längre.

Vad modernisering egentligen betyder 

När företag säger att de behöver modernisera handlar det sällan om teknik i första hand. Det handlar om arbetssätt.

”De vill komma bort från att släcka bränder och arbeta mer proaktivt. De vill ha system som stödjer hur verksamheten borde fungera i dag, inte hur den råkade byggas upp för tio eller femton år sedan”, säger Adlerton.

Modernisering innebär ofta att minska beroendet av manuella steg och speciallösningar. Det handlar om att skapa stabila processer som fler kan arbeta i och som håller även när verksamheten förändras.

Missuppfattningen som bromsar 

En vanlig föreställning är att modernisering alltid innebär ett stort och riskfyllt systembyte. Det gör att många organisationer skjuter frågan framför sig.

”I verkligheten är risken ofta större i att inte göra något alls. Teknisk skuld fortsätter att byggas upp och begränsar affären mer och mer. I praktiken kan moderniseringen absolut ske stegvis. Genom att standardisera utvalda processer, automatisera specifika flöden eller förbättra integrationen mellan affär och produktion går det att skapa tydliga effekter med kontrollerad risk”, förtydligar vår expert.

Plattformstänk som grund för utveckling

Ett centralt begrepp i Louise Adlertons arbete som Head of Dynamics 365 Manufacturing & Construction är plattformstänk. Det handlar om att bygga en gemensam grund där data och processer hänger ihop.

”I stället för att bygga nya lösningar varje gång ett nytt behov uppstår skapar man en stabil plattform. Det gör att förändringar kan genomföras snabbare och med mindre risk”, säger hon.

När produktion, underhåll och affär samverkar blir det möjligt att se samband, identifiera mönster och fatta beslut baserat på helheten. Standardisering spelar här en avgörande roll som möjliggörare för både automation och analys.

Avgörande när komplexiteten ökar

För verksamheter med hög teknisk komplexitet blir konsekvenserna snabbt påtagliga när systemen inte hänger ihop.

”Ju mer tekniskt komplex verksamheten är, desto större blir konsekvenserna när information inte flödar mellan systemen. Ett bra exempel är HMS Networks som är en av våra mångåriga uppdragsgivare. Här är tillgänglighet, kvalitet och precision affärskritiskt, så lösningen var att få produktion, underhåll och affär att samverka i realtid för att minska risker och förbättra beslutsfattandet”, berättar Adlerton.

Från isolerat underhåll till affärsnytta

Ett konkret resultat av moderniseringen hos HMS Networks var hur underhåll integrerades tätare med affären.

”I stället för att hantera underhåll isolerat kunde man använda data för att planera bättre, prioritera rätt insatser och minska oplanerade stopp. Effekterna blev tydliga”, fastslår experten.

Produktionen fick bättre tillgänglighet, ledningen fick bättre beslutsunderlag och verksamheten fick ökad kontroll över både kostnader och effektivitet.

Så tar man första steget

Louise Adlertons råd till tillverkare som känner igen sig är att börja med att analysera vardagen.

”En bra startpunkt är att se var man lägger mest manuellt arbete, var information måste kontrolleras flera gånger och var beslut fattas på känsla i stället för fakta. När dessa mönster blir synliga blir det också tydligare var modernisering kan ge störst effekt med minst risk”, säger hon.

Modernisering handlar inte om ett stort språng, utan om en kontrollerad resa. Och det finns en tydlig punkt då frågan inte längre kan skjutas upp.

”När systemen börjar begränsa affären snarare än stödja den, då är modernisering inte längre ett IT-val. Då är det ett affärsbeslut”, avslutar Louise Adlerton.