Teknisk skuld avser de kompromisser som görs under utveckling, implementering och underhåll av system. Den uppstår när man väljer lösningar som, även om de ger kortsiktiga vinster som besparingar eller snabb implementering, medför potentiella risker och kostnader på lång sikt.
Det kan inkludera beslut som att:
- Implementera tillfälliga lösningar
- Ignorera bästa praxis
- Skjuta upp underhållsuppgifter
Eller att man helt enkelt väljer att behålla ett system som fungerar så där trots att det finns mycket bättre och modernare lösningar att tillgå.
Varför betalar vi inte bara skulden?
Paradoxen med teknisk skuld
ERP-system har blivit mjölk och bröd för de allra flesta företag inom industrisektorn. Så avgörande för effektivitet och konkurrenskraft har de faktiskt blivit. Dessa system integrerar olika affärsprocesser, från redovisning och lagerhantering till produktion och försäljning.
Men många (föråldrade) system är inte riggade för den komplexa verksamhet som företaget faktiskt utför. Ändå rullar det på, år efter år, med samma system. Dag ut och dag in. Den tekniska skulden växer.
Inom industrisektorn, där ERP-systemet för många är ryggraden i de operativa processerna, kan teknisk skuld få betydande konsekvenser för effektivitet, tillförlitlighet och skalbarhet – inte minst i perioder med ökad produktion där företaget i övrigt går på högvarv. Så är det inte rätt konstigt att man inte bara betalar bort den då?
Just upplevelsen av ordet högvarv kan vara en del av förklaringen till varför vi ständigt möter motsatsen.
The technical debt quadrant
Visst, vi är inte de första som försöker ta itu med teknisk skuld. Faktum är att paradoxen har fått en alldeles egen kvadrant! Enkelt uttryckt bygger den på att man antingen har tid att ta itu med skulden men saknar omedelbara behov, eller så har man akuta behov men ingen tid för att ta itu med den. Eller någon form av kombination av bådadera.
Kvadranten, som ursprungligen togs fram av utvecklaren Martin Fowler, beskriver det medvetna och omedvetna förhållandet till teknisk skuld samt dess intensitet (fri översättning). Men vad innebär det i praktiken att befinna sig i de olika rutorna i kvadranten? Vi tar en titt:
Omedveten och låg intensitet: Företaget kanske inte känner av en mindre teknisk skuld som för närvarande inte har någon betydande inverkan. Man försöker sällan laga det man inte vet är trasigt. Ignorance is bliss.
Medveten och låg intensitet: Om man å andra sidan är medveten om en teknisk skuld men saknar akuta behov kan det sluta med att man skjuter problemet framför sig. För det har ju gått bra hittills, eller hur?
Omedveten och hög intensitet: Akuta behov kan uppstå utan föregående medvetenhet om en befintlig teknisk skuld, vilket leder till kritiska situationer som kräver omedelbart ingripande. På många sätt är detta efterklokhetens väg.
Medveten och hög intensitet: Den mest kritiska situationen där företaget är medvetet om och snabbt behöver uppgradera sina system, men där tiden inte räcker till. Ett klassiskt fall av ”nästa gång”.
Ett klassiskt Moment 22 alltså: ett oundvikligt dilemma där tid och behov aldrig riktigt sammanfaller. Eller?
Undvik att bli en evig ”slav under teknisk skuld”
Först och främst måste man börja tala om teknisk skuld. Om man vill undvika att hamna i en teknisk skuldspiral handlar det mycket om att erkänna och förankra att teknisk skuld faktiskt är verkligt. Skapa en öppen kultur kring ämnet och etablera rutiner och mekanismer för att upptäcka och hantera teknisk skuld så tidigt som möjligt.
Håll den tidigare toppen färskt i minnet. Allteftersom tiden går är det lätt att förlika sig med att systemet klarade förra stormen och att det säkert kommer att göra det nästa gång också. Men du vet bättre. Vis av skadan vet du nu att det är helt orealistiskt att betala en teknisk skuld när behovet är som allra störst. Använd lugnare perioder väl och planera för nästa gång produktionen tar fart.
Och när du väl plockar fram checklistan och ska ta itu med problemet ska du göra det ordentligt. Undvik snabba, tillfälliga lösningar och satsa istället på kvalitet. Vi kan nästan garantera att det besparar dig både huvudvärk och kostnader i framtiden. Ett steg bakåt och två steg framåt är mycket konstruktivare för ditt företag än två steg framåt och ett bakåt. På så sätt förhindrar du även att problemet återkommer och skulden byggs upp igen.
Sök hjälp. Och då menar vi inte ERP-versionen av Lyxfällan med budgettavla, utan ny teknik och bra samarbetspartner. Det finns gott om verktyg och kloka hjärnor där ute som dagligen hanterar teknisk skuld. Sök upp dem och lär av dem. Arbeta smartare, inte hårdare.
Måste ERP vara dyrt, tidskrävande och komplicerat?
En vanlig uppfattning i många företag är att ERP-projekt är långa, dyra och komplexa.
Med Cepheo Axelerator behöver det inte längre vara så.
