Hoyer VMS Group använder Microsoft AI för att skapa mer tid för kundrelationer

Hoyer VMS Group levererar driv- och rörelselösningar till industri- och marinsektorn. Varje motor kan konfigureras i miljontals olika varianter. Samtidigt som orderingången ökade blev det allt svårare att rekrytera medarbetare med den tekniska kompetens som verksamheten kräver.

Det satte press på orderhanteringen och väckte en central fråga: Hur kan företaget fortsätta växa utan att tappa den nära dialogen med kunderna?

”Vi satte oss ner och frågade oss vad vi kunde göra. Svaret var teknik,” säger Lasse Due, Vice President of Information Technology på Hoyer VMS Group.

Företaget tog de första stegen mot en mer digital orderhantering på egen hand.

”Vi började med en traditionell OCR-lösning, men den var helt enkelt för stel. Kunderna behövde skicka sina beställningar i specifika format för att systemet skulle kunna läsa dem,” säger Anne-Mette Tolne Søegaard, Commercial Excellence Director på Hoyer VMS Group.

Hoyer VMS Group ville inte förändra kundernas arbetssätt. Istället började man undersöka hur artificiell intelligens kunde anpassa sig till de processer kunderna redan använde.

Det blev starten på en AI-satsning där Hoyer VMS Group tillsammans med Cepheo började utmana och utveckla företagets orderprocess.

Ett partnerskap byggt på gemensam problemlösning

Lasse Due kände sedan tidigare till Cepheo och visste att de hade kompetensen som krävdes för att omsätta verksamhetens utmaningar till en fungerande lösning.

Samarbetet inleddes med en rad workshops där medarbetare från båda företagen tillsammans analyserade hur orderprocessen fungerade och identifierade förbättringsområden.

”Vi började med att kartlägga problemen i vår befintliga lösning och definiera vart vi ville ta oss. Redan halvvägs genom vårt andra möte presenterade en av Cepheos arkitekter en idé som vi direkt såg potentialen i,” säger Lasse Due.

För honom var det viktigt att projektet inte drevs enbart av IT-avdelningen.

”Det här är inget IT-projekt. Det är ett gemensamt initiativ mellan IT och säljorganisationen. Vi har arbetat lika mycket med det från båda håll, och det är en viktig anledning till att projektet har blivit så framgångsrikt.”

Det blev starten på det arbete som senare resulterade i en Microsoft-baserad AI-lösning som automatiserar en av Hoyer VMS Groups mest komplexa administrativa processer.

En avgörande utgångspunkt var att kunderna inte skulle behöva ändra sitt sätt att lägga beställningar.

”Det är viktigt för oss att kunderna kan fortsätta skicka sina order precis som de alltid har gjort. Det är vår interna process som har förändrats, inte kundernas.”

Genom Microsoft Copilot Studio och Power Automate analyserar AI idag innehållet i ordern och omvandlar informationen till en försäljningsorder i Dynamics 365, oavsett vilket format kunden väljer att använda.

AI ger mer tid till kunderna

För Hoyer VMS Group handlar värdet av AI inte om att ersätta människor, utan om att frigöra tid för det människor gör bäst.

Tidigare ägnade säljarna en stor del av arbetsdagen åt att kontrollera, registrera och administrera order. Med den nya lösningen kan de istället fokusera på sådant som skapar större värde för kunderna.

”Med den nya lösningen får vårt säljteam mer tid till de arbetsuppgifter som gör störst skillnad. Vi kan vara närmare våra kunder, bygga relationer och föra dialog istället för att lägga tid på manuell registrering av order,” säger Nisha Korff, Team Manager på Hoyer VMS Group.

För henne handlar nyttan ytterst om att förstå kundernas behov bättre.

”Vi vill komma närmare våra kunder för att bättre förstå deras behov och kunna erbjuda rätt lösningar.”

Samma bild delas av Anne-Mette Tolne Søegaard.

”Vi förväntar oss att lösningen på sikt frigör 10 till 20 procent av säljorganisationens tid. Det gör att våra medarbetares erfarenhet och kompetens kan användas där de skapar som mest värde för kunderna.”

Tydliga ramar för AI-användning

Intresset för AI fanns på Hoyer VMS Group långt innan den nya orderlösningen utvecklades. Företaget experimenterade tidigt med generativ AI, etablerade en egen språkmodell och testade olika AI-verktyg.

I takt med att AI blev en strategisk prioritet blev det också tydligt att tekniken behövde tydliga ramar.

”Det är viktigt att ha en tydlig styrningsmodell på plats. Medarbetarna behöver veta vilka tekniker de får använda och företaget behöver ha policys och riktlinjer för AI. Annars riskerar IT-avdelningen att bli en flaskhals,” säger Lasse Due.

För Hoyer VMS Group handlar governance inte om att begränsa innovation, utan om att skapa en trygg grund för att utveckla och använda AI i hela organisationen.

En AI-lösning som blir smartare över tid

AI-lösningen är utformad för att utvecklas i takt med användningen. Varje gång en medarbetare granskar en order och korrigerar ett fel lär sig systemet av justeringen.

Samtidigt använder lösningen historisk kunddata för att successivt bygga upp en bättre förståelse för kundernas beställningsmönster och de många produktvarianterna.

Det innebär att lösningen inte bara automatiserar orderhanteringen. Den blir också mer träffsäker över tid och ett allt mer värdefullt stöd för medarbetarna. I takt med att AI:n lär sig förväntar sig Hoyer VMS Group att fler order ska kunna hanteras med minimal manuell handpåläggning.

Vi har bara sett början

Orderhantering är den första av en ny generation AI-lösningar hos Hoyer VMS Group, men ambitionerna sträcker sig längre än så.

Erfarenheterna från projektet har redan väckt nya idéer kring hur artificiell intelligens kan stödja andra verksamhetsprocesser och frigöra ännu mer tid till arbetsuppgifter där medarbetarnas kunskap och relationer gör störst skillnad.

”Kunden kommer alltid först hos oss. Om vi kan automatisera våra komplexa processer med hjälp av AI och därigenom få mer tid tillsammans med våra kunder, då skapar det ett stort värde. Det är dit vi vill nå.”

Lasse Due avslutar: ”Microsoft Copilot har blivit en ny kollega. AI är här för att stanna, och vi har bara sett början.”