Utmaning
Att få en bättre överblick över alla fakturor, transaktioner och medlemmars inköp för att kunna hjälpa dem mer effektivt och strömlinjeforma administrationen.
Lösning
En flytt till molnet samt utveckling och implementering av ett helautomatiskt faktureringssystem med hjälp av Dynamics 365, EDI, Power BI och Cepheo Managed Services.
Resultat
Avsevärt förbättrad automatisk verksamhetsstyrning vilket möjliggjort administrativa effektiviseringar samt resursmässiga och monetära besparingar.
Vad har en fysisk och i många delar analog bransch som VVS för glädje av digitala lösningar? En hel del visar det sig. I alla fall hos Comfort som är Sveriges största VVS-kedja.
Comfort-kedjan grundades 1972 med vad som från början var affärsidén att sälja badrumsartiklar i butik. Under årens lopp har både företagets namn och fokus ändrats. 2005 gick de två mellanstora kedjorna Comfort och Reko samman, vilket resulterade i en av marknadens ledande VVS-verksamheter. Med sina drygt 1 800 certifierade montörer, ca 120 etableringar av fristående medlemsföretag varav 65 butiker, är Comfort idag Sveriges i särklass största kedja inom VVS-installation. Lokalt över hela landet och på hemsidan säljs allt inom badrum, vatten, värme och energi, dessutom erbjuder företaget installation, service och underhåll. Man ger också rådgivning kring värmelösningar och energioptimering.
På tal om optimering är det med så många medlemsföretag, och fakturor som ständigt skapas, av yttersta vikt att ha automatiserade och optimerade affärsprocesser. Det är här digitaliseringen och Cepheo kommer in i bilden för Comfort. Hans Spett, företagets IT- och logistikchef, berättar om hur det digitaliserade samarbetet med medlemsföretagen ser ut:
”Man kan säga att huvuduppdraget för oss som jobbar centralt är att stötta våra medlemmar med allt från inköp och kampanjer till IT och systemstöd. Tack vare att de slår sig ihop med oss får vi högre volymer och bättre inköpspriser. I grund och botten handlar det om att bidra med nytta och ökad lönsamhet för varje enskild medlem. Tidigare var medlemmarna aktieägare i Comfort och oavsett storlek på medlemsföretag hade man en aktie och en rösträtt. Från januari 2022 ändrade vi vår struktur och numera kan företagen antingen vara rena medlemmar utan delägarskap, eller sälja sitt företag till Comfortgruppen och fortsätta att driva det lokala företaget som fristående dotterbolag till Comfort.”
Interna projekt med externa fördelar
Att besluta sig för och implementera ett ekonomisystem kan vara svårt nog. Att få en samarbetspartner att göra det kan vara en betydligt tuffare kraftansträngning. För en spindel i nätet som Comfort, med ca 700 000 produkter och runt 50 leverantörer, är det oumbärligt att ha god struktur över artiklarna och tydligt kunna följa hur de presterar både kvalitets- och försäljningsmässigt. 2013 initierade företaget därför ”Grundplattan” med målsättningen att bättre kvalitetssäkra artiklarna från sina grossister och få bättre koll på vilka produkter medlemmarna köpte. Cepheo hjälpte Comfort att realisera projektet genom sparring och implementering av de tekniska lösningarna. Back-end-aktiviteterna i Grundplattan kördes på Microsoft Dynamics AX2012 i kombination med ett informationslager (data warehouse).
Efter att Comfort, med vägledning från Cepheo, migrerat från Dynamics AX2012 till Dynamics 365 bestämde sig företaget under 2019 för att strömlinjeforma transaktionerna inom organisationen ännu mer. Dels för att få en bättre överblick över alla medlemmars inköp och kunna hjälpa dem mer effektivt, dels för att antalet fakturor och transaktioner ökade. Internt kallas projektet för ”Betalningsansvar”.
”Betalningsansvar innebär att vi tar på oss betalningsansvaret när medlemmarna beställer – och säkerställer att de gör det – från våra avtalsleverantörer. De beställer själva direkt från grossisten som i sin tur skickar beställningen till medlemmen, men fakturan går till oss. Vi har då betalningsansvar, vi betalar leverantören och fakturerar sedan medlemmen. Medlemsföretagen är helt fristående och de beställer ingenting via oss, utan vi ombesörjer ramavtal och betalningsansvar. Vi ställer kravet på både avtalsleverantörer och medlemmar att de måste kunna skicka och ta emot EDI-fakturor”, säger Hans.
Effektivitetsvinster med EDI-fakturor
Vad är en EDI-faktura kanske vän av ordning undrar? Mycket förenklat kan man beskriva EDI (Electronic Data Interchange) som en uppgradering av PDF (Portable Document Format). PDF är blott ett mer eller mindre godtyckligt format och digitaliserat dokument, som en digital pappersfaktura. EDI däremot är strukturerade data i ett överenskommet format som ger mindre risk för fel i beställningar, orderbekräftelser och fakturor. EDI är dessutom ett säkrare sätt att skicka och ta emot fakturor på, samtidigt som det digitaliserar och effektiviserar fakturahanteringen. Vill man göra det lättare för sig kan man helt enkelt kalla EDI för ”E-faktura”.
Hans fortsätter: ”En positiv effekt av att vi betalar leverantörernas fakturor och medlemmarna betalar till oss, är att vi kan se om en medlem halkar efter med betalning. Då ringer en liten varningsklocka hos oss. Vad är problemet? Behöver medlemmen stöttning, eller annat? Idag kan vi komma in och hjälpa till snabbare än när medlemmen hade en affärsrelation med leverantören och inte en relation med oss. Att vi har bättre koll på ekonomin hos våra medlemsföretag än tidigare är en jätteviktig del av Betalningsansvar och till stor nytta för hela kedjan”.
Stora volymer innebär alltid risk för fel som kräver manuell hantering. Det viktiga är att i stället för att ständigt ha ett flöde under uppsikt, kunna fokusera på att snabbt lösa de få fel som uppstår. Innan Comfort tog hjälp av Cepheo för att utveckla och implementera sitt helautomatiska faktureringssystem, inklusive EDI mellan leverantörerna och medlemsföretagen, kunde fakturor slinka igenom och ställa till med problem i flera led. Med Comforts digitaliserade process kring fakturaflöden där allt numera ligger i molnet sker inte det längre.
”Vi hanterar ungefär 16 000 in- och utgående fakturor i veckan, och det hela görs nästan helt utan manuellt arbete. Nu när vi är en så pass stor kedja som hanterar så stora volymer fakturor, och har så många transaktioner med våra medlemsföretag, måste vi ha en automatiserad fakturaprocess och ett stabilt och långsiktigt systemstöd. Det får vi genom dagens lösning med EDI, baserad på Dynamics 365 och tack vare samarbetet med Cepheo”, säger Hans.
Fördelarna med en central, molnbaserad och stabil lösning är att den automatiska kontrollen avsevärt förbättras, vilket i sig möjliggör att både resurser och pengar kan läggas på annat. Hans ger exempel på några tydliga administrativa effektiviseringar som Comfort haft glädje av under de senaste åren:
”Förutom att vi inte behöver en person som hanterar fakturorna manuellt har vi även kunnat outsourca ekonomitjänsten kring betalningsansvar. Företaget vi samarbetar med sitter utomlands där de sköter all redovisning och bokföring direkt i vårt system.”
Fakta trumfar magkänsla
En stor förtjänst med Dynamics 365-plattformen är de starka integreringsmöjligheterna som finns med andra produkter i hela Microsofts ekosystem av appar och lösningar. Power BI är en viktig del i denna allomfattande verktygslåda där den erbjuder möjligheten att ta in data och få kunskap från olika källor. Oavsett om det är Excel, Azure eller Dynamics 365 så låter Power BI dig analysera, visualisera och omvandla dessa data till affärsinsikter som enkelt kan delas över hela din organisation.
”I samband med övergången från Dynamics AX2012 till Dynamics 365 började vi använda Power BI-rapporter med information som hämtas från vårt informationslager. Det innebär att vi ännu tydligare har koll på alla inköp som våra medlemmar gör, samtidigt som vi kan arbeta mer faktabaserat gentemot våra leverantörer”, säger Hans.
Varför support är viktigt
För en IT-chef handlar det inte bara att komma fram till vilka lösningar som passar bäst för verksamhetens behov och budget, lika viktigt är att ta ställning till om en investering i applikationssupport är rätt väg att gå. Processer och dataflöden ska löpa på i bakgrunden samtidigt som man konsekvent och över tid måste underhålla applikationer när det gäller säkerhet, nya verksamhetsbehov, bestämmelser, krav och versioner, samt buggfixar. Ett till synes litet problem kan leda till att värdefulla IT-resurser går till spillo, vilket kan vara bekymmersamt nog. Vill det sig riktigt illa kan hela verksamhetsdriften stå på spel.
Comfort har jobbat tillsammans med Cepheos experter i flera år och till sitt förfogande har VVS-kedjan en lösningsarkitekt, leverans-, utvecklings-, teknik-, applikations- och BI-ansvarig samt ett antal specialiserade konsulter från olika länder. I samarbetet ingår ett så kallat Managed Services-avtal som innebär att Cepheo hanterar, förvaltar, stödjer och uppdaterar Dynamics 365-plattformen hos Comfort. Strategisk rådgivning med kontinuerlig uppföljning och månadsavstämningar är också en viktig del av avtalet. Hans berättar om tankegångarna som ligger bakom att ingå partnerskapet med Cepheo:
”I min värld så är det här beslutet en ickefråga. Frågan är inte om, utan det handlar mer om att få till ett så gynnsamt avtal som möjligt. Vi är en liten central organisation på kedjan och att ha ett bra support- och förvaltningsavtal med en tillförlitlig partner är oerhört viktigt om vi ska kunna fortsätta med och utveckla lösningen som vi har byggt. Det är säkrare än att vara utan, plus att supporten ger trygghet. Sker det någon incident finns resurser och kompetens bara ett samtal bort. Vi har haft samma kontaktpersoner och Service Delivery Manager hos Cepheo under många år och det fungerar fint. Jag skulle aldrig köra ett stort IT-projekt utan supportavtal.”
Dataflöde omvandlat till affärsvärde
Att man som verksamhet aldrig kan stå still har varit en sanning i alla tider. Det gäller än mer idag då den digitala utvecklingen ständigt flyttar gränserna för vad som är möjligt. Fokus hos Comfort har med hjälp av Dynamics 365 och Cepheo främst legat på ekonomistyrning och administration. Men företaget vilar inte på sina lagrar och IT-chef Hans Spett avslutar genom att berätta lite om kommande digitala satsningar hos Sveriges ledande VVS-verksamhet:
”Nu när vi har Dynamics 365 och ett konstant dataflöde vill vi dra ännu mer nytta av Business Intelligence och sörja för att få ut de här delarna även hos våra medlemsföretag. Sen har vi vår e-handel som genererar ett parallellt flöde där det finns möjligheter att satsa och hitta ytterligare affärsvärde.”
