Thy-Mors Energi är ett lokalt förankrat energibolag som ägs av 44 000 aktieägare i Thy och Mors i nordvästra Danmark. I juni 2022 utökade företaget sitt samarbete med Cepheo genom beslutet att byta från Microsoft Dynamics AX till Dynamics 365 Business Central.

”Vi har länge märkt att vi med Dynamics AX är fast i ett gammalt system med gamla anpassningar som besvärar oss i vardagen. Så behovet av byte har varit tydligt. Att supporten snart utlöper har gjort behovet ännu tydligare”, säger Helle Baunsgaard Aachmann, som är CFO på Thy-Mors Energi.

Hon tillägger att hon tillsammans med den övriga ledningen upplever att medarbetarna är med ombord på att få en ny ERP-lösning:

”Vi har hört från användarna i organisationen att Dynamics AX är ett system som kan vara tungrott att arbeta i, så det har också funnits ett tydligt stöd och en önskan i hela organisationen att få en ny lösning.”

Så identifierade Thy-Mors Energi sina behov

Med beslutet att gå vidare från Dynamics AX identifierade Thy-Mors Energi snabbt tre avgörande behov:

”Dels kunde vi se att användarvänlighet är viktigt för oss. Därutöver måste lösningen vara ett bättre verktyg för våra projektledare. Sist men inte minst vill vi gärna bli kvar inom Microsofts ekosystem, då alla andra program i organisationen kommer från Microsoft, så det ville vi fortsätta med”, säger Helle Baunsgaard Aachmann.

Önskan att förbli i Microsofts ekosystem snävade in valmöjligheterna och Thy-Mors Energi fick därför välja mellan Dynamics 365 Business Central och Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management som efterträdare till Dynamics AX-lösningen. Tillsammans med Cepheo genomförde Thy-Mors Energi en förhandsanalys som tydliggjorde fördelar och nackdelar, samt möjligheter och begränsningar med de två lösningarna. I dialog med Cepheos konsulter föll valet på Business Central, trots att Finance & Supply Chain Management i vissas ögon var det mer självklara valet:

”Tekniskt sett hade det varit enklare att konvertera data från Dynamics AX till Finance & Supply Chain Management, där ett byte till Business Central innebär att vi måste tänka om våra processer och arbetssätt. Det är positivt då vi fram till nu haft processer och sätt att göra saker på uteslutande för att så har vi alltid gjort. Jag tror att det är riktigt sunt som organisation att gå igenom en sådan process”, säger Helle Baunsgaard Aachmann.

Hon betonar värdet av att få behoven bekräftade eller motbevisade:

”I förhandsanalysen gick vi igenom den nuvarande lösningen och fick tydliggjort och validerat vilka moduler och funktioner vi faktiskt inte använder – vilket vi har flera exempel på – och vilka som var viktiga att ta med. Det kommer att bidra till att vi med Business Central får en vassare lösning utan onödig komplexitet.”

Förstärkt ekonomifunktion och projektledning

Först och främst ska bytet till Business Central stärka energibolagets ekonomifunktion, där ett antal processer som idag är manuella, kommer att kunna automatiseras. Helle Baunsgaard Aachmann lyfter fram fakturahantering, bankavstämningar och lagerhantering som områden vilka särskilt kommer kunna dra nytta av den nya lösningen. Samtidigt ser hon fram emot enklare underhåll och smidigare uppdatering av Business Central jämfört med Dynamics AX-lösningen.

För att väga in Thy Mors Energis särskilda behov har Business Central-lösningen från Microsoft optimerats med hjälp av en standardiserad branschlösning från Cepheo, Power BI, samt ett rad mindre mjukvarulösningar.

Helle Baunsgaard Aachmann förväntar sig att även företagets projektledare blir nöjda med helhetslösningen, där Power BI kommer att ge dem fler och bättre insikter:

”De kommer mycket lättare kunna se vad som läggs upp i deras projekt, och samtidigt få flera verktyg till att arbeta med informationen, så att de inte behöver få ut den ur alla möjliga kalkylblad för att kunna arbeta med dessa data.”

Med den måttlighet som kännetecknar Thy-Mors Energis hembygd i nordvästra Danmark har företaget inte satt upp konkreta mål för hur många arbetstimmar de förväntar sig att bytet från Dynamics AX till Business Central ska spara i vardagen. Helle Baunsgaard Aachmann tvivlar dock inte på att effekten kommer att vara märkbar, både i ekonomifunktionen och för projektledarna.

Cepheo hade svar på alla frågor

När beslutet att gå vidare från Dynamics AX togs var Thy-Mors Energi redan kund hos Cepheo. Kännedomen om Cepheos personal, metoder och kompetenser, samt resultaten av Cepheos förhandsanalys, gjorde det till ett lätt beslut för Thy-Mors Energi att starta migreringnsprocessen tillsammans med sin befintliga it-partner:

”Vi var bekanta med Cepheo sedan tidigare och blev samtidigt knutna till några av de konsulter som vi redan hade arbetat med. Vi märkte att Cepheo förstod vår verksamhet och vi har fått svar på alla våra frågor, så det har varit en bra process och vi ser med tillförsikt fram emot själva implementeringen”, säger Helle Baunsgaard Aachmann.

Den vidare digitala resan

Framgent har Thy-Mors Energi flera saker på listan. Enligt Helle Baunsgaard Aachmann ska det till en vidareutveckling av digitaliseringen av processer över hela organisationen med hjälp av Business Intelligence, Power Automate och Power Apps, där framför allt resursplaneringen är ett område som har stor vinstpotential genom att dessa verktyg utnyttjas.

Sammantaget är fokus för Helle Baunsgaard Aachmann och Thy-Mors Energi att bli mindre manuella och mer digitala och automatiserade.

”Vi har alldeles för många saker som görs manuellt i dag. Utbetalningar är ett bra exempel, där ett kvitto inlämnas till ekonomiavdelningen som sedan har ett antal processer för att behandla utlägget. Med tiden betalas pengarna ut och slutligen sitter vi med ett fysiskt kvitto som vi sedan också måste ta ställning till vad vi ska göra med. Det är naturligtvis väldigt enkelt bara att lämna in ett kvitto och få sina pengar, men i bakgrunden använder vi alldeles för mycket tid. Här behöver vi automatisering och digitalisering”, säger Helle Baunsgaard Aachmann.

Ett annat exempel på Thy-Mors Energis ambitioner i relation till automatisering är en önskan att använda Power Automate när anställda börjar och slutar i företaget. Det kommer att skapa bättre processer för de regelbundna sysslor som chefer och medarbetare måste göra varje gång en ny medarbetare ska börja. Det kan exempelvis vara diverse registreringar eller inköp av utrustning.

”Om vi ​​kan få dessa uppgifter – och påminnelser därpå – inlagda i Power Automate, så kan processen bara ska sättas i gång varje gång vi får en ny medarbetare. Vi kommer också att kunna få en enkel överblick utan att behöva uppsöka sju olika personer. Då blir uppstarten effektivare, men förmodligen också mer behaglig för den nya medarbetaren, eftersom vederbörande kan se att vi har koll på våra processer”, berättar Helle Baunsgaard Aachmann.

Helle Baunsgaard Aachmann är övertygad om att när tiden är mogen för kommande faser, står Thy-Mors Energi starka sida vid sida med Cepheo som it-partner.