Utmaning

Tre föråldrade affärssystem & ett CRM-system som inte användes i hela företaget.

Lösning

Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement.

Resultat

En effektiv, flexibel och molnbaserad applikation som stärker AS3’s konkurrenskraft på marknaden.

Varje år ger AS3 rådgivning till 30 000 ledare och arbetssökande i Danmark, Sverige, Norge och Finland, men trots att företaget har mer än 30 års erfarenhet gjorde IT det svårare och svårare att leverera en tillfredsställande rådgivning.

”Vår utmaning var att våra tre affärsområden var och ett hade sitt föråldrade system. På grund av det la vi mycket tid och pengar på underhåll. Vårt gamla CRM-system var inte heller implementerat i hela företaget,” säger Jens Hankert, COO på AS3.

För att lösa denna uppgift på bästa möjliga sätt behövs ett digitalt arbetsverktyg som hjälper både med att hålla koll på relationen mellan kunden och AS3, men också på relationen mellan de många kandidater som får rådgivning löpande och deras rådgivare. Problemet var bara att det var en onödigt tuff kamp att lyckas med just det för AS3, på grund av de föråldrade systemen.

”Vi hade svårt att anpassa systemen till nya affärskrav eftersom de var från omkring år 2000. Det gjorde det också svårt för leverantörerna att stödja dem.” säger Jens Hankert.

Lösningen är Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

AS3’s lösning på utmaningen blev att slå samman de fyra systemen i en modern molnbaserad applikation. Eftersom de viktigaste data i företagets ledningssystem handlar om AS3’s kunder, valde konsultfirman efter noggrant övervägande Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement med Cepheo som leverantör.

Customer Engagement är en molnbaserad applikation som är utformad för att hjälpa till att styra kundrelationer genom att strömlinjeforma processer, centralisera kundinformation, leverera analyser och möjliggöra snabbare kundservice. Applikationen är också byggd för att förbättra effektiviteten hos sälj- och marknadsföringsteam med dataanalys samt intelligent insikt från Business Intelligence, samtidigt som den enkelt integreras med Microsofts övriga applikationer som Teams, SharePoint, Word och Excel.

AS3 har dock inte valt en helt vanlig version av Customer Engagement. Istället har företaget på eget initiativ och i samarbete med Cepheo vidareutvecklat standardlösningen utifrån några mycket specifika önskemål och behov.

”Vi hade själva några idéer som vi presenterade för Cepheo och Microsoft. De var eniga med oss om att våra idéer var realistiska och att de skulle flytta oss till en modern plattform, som var mer effektiv att köra och vidareutveckla ny funktionalitet på”, säger Head of Technology på AS3, Kim Kragh.

Tanken var att AS3 önskade att utveckla en driftssäker, modern och framtidssäker lösning som var gemensam för företagets tre affärsområden. Dessutom skulle lösningen fungera på samma sätt och ihop med deras ERP- och CRM-system.

Detta har HR-konsultföretaget lyckats med efter att ha vidareutvecklat lösningen, där data flödar mellan Dynamics-systemen och de övriga systemen. Det har gett AS3 ett mer överskådligt, flexibelt och säkert IT -landskap.

”Vi utnyttjar systemet bättre nu eftersom alla använder samma applikation, kan hjälpa varandra, och få ut värde av att behålla data i systemet. Det ger en självförstärkande effekt som inte fanns i de gamla systemen.”

Kim Kragh

Head of Technology, AS3

AS3 vinner två nya stora projekt tack vare Customer Engagement

Efter två år med att utveckla och sammanslå tre äldre system – var och ett med sin egen funktionalitet – till Customer Engagement, har det nordiska konsultföretaget fått rätt arbetsverktyg för att stödja hela verksamheten.

”Vi har en modern lösning på de utmaningar vi hade i de gamla systemen. Det har gett oss ett antal effektiviseringar och synergier på vår Microsoft-plattform,” säger AS3’s Head of Technology Kim Kragh och utvecklar.

”Med lösningen har vi fått fullständig koll på våra data, vilket ger oss möjlighet att snabbt och kontinuerligt få en överblick via instrumentpaneler som ger insikt i vår verksamhet. Det betyder att vi står starkare på marknaden och kan leverera ännu bättre värde till våra kunder och kandidater.”

Customer Engagement gör det möjligt för anställda på olika avdelningar att följa med arbetsprocesser och se status på dem. Applikationen har också automatiserat många av arbetsprocesserna. En av dem är fakturering och honorering, som nu sker automatiskt, vilket har frigjort tid för viktigare och mer värdefulla uppgifter.

Alla fördelar och möjligheter med Customer Engagement har gett AS3 några större strategiska muskler att spänna i en konkurrenskraftig bransch:

”Vi har kunnat expandera och anpassa applikationen till nya möjligheter i verksamheten. Det har konkret lett till att vi vunnit två stora uppdrag som vi inte hade åstadkommit tidigare ”, säger COO Jens Hankert.

Det har också blivit lättare att vara beredd på omställningsklar när oväntade händelser inträffar, säger han.

”Det har också varit en stor fördel för oss under de turbulenta åren 2020 och 2021 att vi nu har en gemensam plattform, så att vi snabbt kan konvertera alla schemalagda möten till videomöten. Det har varit helt avgörande för oss, säger Jens Hankert.

Det råder inget tvivel om att konsultföretaget ser ljust på framtiden tack vare den molnbaserade applikationen.

”Vi hoppas och tror att det under lång tid framöver kommer vara en effektiv applikation som kan stärka vår konkurrenskraft på marknaden. Det ska åstadkommas genom att fortsatt utveckla och anpassa funktionaliteten till de krav som verksamheten ställer,” säger COO:n.

”Microsoft rekommenderade oss att kontakta Cepheo. De gjorde det eftersom Cepheo har stor kompetens inom området med massor av konsulter som täcker vårt projekt.”

Jens Hankert

COO, AS3

Lättare arbetsdagar för anställda med Customer Engagement

Customer Engagement har inte bara gett fler strategiska möjligheter. Det gör dessutom de anställdas arbetsdag mer flexibel och lättare.

”Många av de anställda var ju vana vid äldre system, men de har tagit emot applikationen mycket väl. Flertalet kollegor kommenterar att den är lättanvänd eftersom det finns många flexibla funktioner i applikationen. Det är också ett plus att Customer Engagement döljer GDPR-relaterade data som inte är relevanta för den enskilda medarbetaren ”, säger Head of Technology Kim Kragh.

Valet att skrota tre separata affärssystem och den tidigare CRM-plattformen, till förmån för en gemensam applikation, ger medarbetarna nya möjligheter att samarbeta tvärs över hela organisationen.

Microsoft rekommenderade Cepheo som leverantör av applikationen

Då AS3 skulle välja en leverantör av Customer Engagement tog företaget kontakt med Microsoft för att få en rekommendation kring rätt IT-leverantör.

”Microsoft rekommenderade oss att kontakta Cepheo. De gjorde det eftersom Cepheo har stor kompetens inom området med massor av konsulter som täcker vårt projekt. Det visade sig att Cepheo hade en projektmodell som vi kunde relatera till, och kemin i samarbetet var också god. Efter ett förprojekt med inledande avklarningar kom vi överens om att lösa projektet tillsammans,” säger Jens Hankert.

Projektet var stort och tog mer än 8 000 arbetstimmar att få på plats. Det ledde till en del utmaningar, som dock har lösts på ett professionellt sätt.

”Vi har varit mycket nöjda med samarbetet. Projektet har involverat duktiga människor som har arbetat hårt för att lyckas med det, säger han och tillägger:

”Nu när vi står med en välfungerande applikation är vi väldigt tillfreds och vi har fortfarande ett gott samarbete med Cepheo,” avslutar COO Jens Hankert.