Den familjeägda danska möbel- och lampfirman Jacobsen Plus grundades i danska Horsens 1929 av snickaren Wilhelm Eriksen.

Sedan dess har företaget gått från att vara en träverkstad vilken blev ett möbelhus som förvandlades till dagens livsstilscenter.

Då verksamheten utökades med designmöbler 2006 tog man i samma veva sitt nuvarande namn. Idag har Jacobsen Plus 50 anställda och bakom rodret står Claudia och Peter som är femte generationen Jacobsen.

”Kursen har varit den samma de senaste 10 åren”, säger Claudia – ansvarig för administration, försäljning och inköp – och fyller i, ”Jacobsen Plus är en av Danmarks mest progressiva möbelbutiker och vår mission är att leverera kvalitetsprodukter från både danska och internationella high-end designers och tillverkare, samt att erbjuda en god kundupplevelse.”

Automatiserad administration

Nyligen togs dock steg i en delvis ny riktning. För precis som hos många andra företag är faktura- och dokumenthantering en viktig del av Jacobsen Plus’ affärsverksamhet. Tidigare sköttes faktureringen manuellt i Microsoft Dynamics AX och därför började man undersöka möjligheterna att implementera ett automatiserat arbetssätt för fakturauppdateringar.

”Vi samarbetade redan med Cepheo som hjälpt till att implementera och supportera på vårt ERP-system, och då vi själva inte hade kännedom om passande lösningar frågade vi vad i vår administrativa del som var möjlig att automatisera och digitalisera. Cepheo rekommenderade ExFlow vilket vi bestämde oss för att använda”, säger Claudia.

Bakom ExFlow står en svensk Microsoftcertifierad ISV (Independent Software Vendor) vars tilläggsmodul kan integreras i affärssystem som Dynamics 365 FO, Dynamics 365 BC, Dynamics AX samt Dynamics NAV. ExFlow effektiviserar och automatiserar arbetsflödet för inköp och leverantörsfakturor. Modulen är lättanvänd och i Jacobsen Plus’ fall utgår den från AX vilket möjliggjort att de istället för att slösa tid och resurser på att lära sin personal att använda ett nytt system, kunnat fortsätta arbeta i en för dem välbekant ERP-miljö.

”Tack vare att vi digitaliserat fakturahanteringen har hela vår arbetsprocess blivit betydligt förkortad. Det i sin tur har givit oss möjlighet att lägga mer tid på andra administrativa uppgifter i avdelningen. Vi har sannolikt hittills reducerat vår arbetstid som är relaterad till faktureringen med 50 %”, fortsätter Claudia.

Mjukstart med moduler

Inom organisationer finns det inte sällan en ovilja att göra förändringar i invanda arbetsprocesser. Digitala omställningar kan därför upplevas som både mödosamma och dyra. För företag som vill få en bra mjukstart med sin digitalisering är tilläggsmoduler en möjlig väg framåt.

Fördelarna med ExFlow är att det till skillnad mot andra EFH-system (ett paneuropeiskt digitalt format för fakturering för företag och myndigheter) inte finns något behov av integration, dubbelregistrering eller kontoplaner. Samtidigt krävs det inga extra databaser och uppgraderingarna är lättskötta. Eftersom ExFlow är inbyggt i ERP-lösningen hanteras allt i realtid direkt i systemet. I Jacobsens Plus’ fall utförs administrationen i Dynamics AX och godkännanden görs enkelt online med vilken enhet som helst.

”Det har självfallet inte varit gratis att implementera ExFlow, men jag värderar att kostnadsbesparingen blir allt tydligare ju längre vi använder lösningen. Tidigare då faktureringshanteringen var en stor del av vår vardag övervägde vi att anställa en ny medarbetare. Det har vi kunnat droppa efter att ExFlow implementerats”, avslutar Claudia Jacobsen.