Så bygger Kährs vidare på 160 år av hantverk med Dynamics 365, utan att störa verksamheten

Kährs historia började i Nybro 1857. Sedan dess har företaget genomgått en lång utvecklingsresa, från tillverkning av trävaror, leksaker och dörrar till att bli en av Nordens ledande golvtillverkare. Genom alla förändringar har hantverket, förankringen i Nybro och förmågan att ständigt förnya sig varit centrala delar av verksamheten. Enligt Jonas Bäck, director business development, digital & IT på Kährs Group, är just den kombinationen avgörande för att fortsätta vara relevant:

"För att vara relevanta behöver vi bära vårt hantverk och vårt arv vidare samtidigt som vi fortsätter att driva innovation. Vi tar med oss de värderingar som alltid har präglat Kährs och kombinerar dem med moderna verktyg, inte minst digitalisering."

Fabriken i Nybro är fortfarande hjärtat i Kährs verksamhet. Men för att kunna fortsätta utvecklas krävdes mer än att bevara det som redan fungerade. Bakom kulisserna hade det befintliga affärssystemet blivit en växande risk och ett hinder för fortsatt utveckling.

"Vi hade ett väldigt gammalt system där det inte skedde någon utveckling överhuvudtaget. Vi var helt enkelt tvungna att göra någonting," säger Jessica Wolmhed, operations controller på Kährs. 

Systemet supportades inte längre och vidareutvecklades inte heller. Att vänta var inte ett alternativ. Kährs behövde en plattform som kunde stödja både dagens verksamhet och morgondagens ambitioner.

Samtidigt innebar ett systembyte en ny utmaning. Övergången behövde genomföras utan att äventyra den dagliga driften, något som oroade Carl-Henrik Stenermark, chief operating officer på Kährs:

"Jag var jätteorolig inför go-live att vi inte skulle ha ett system på plats som kunde säkra driften från dag ett."

Den oron kom att prägla projektet från start. I stället för att gå direkt in i implementationen valde Kährs att investera tid i förberedelser och riskminimering.

En förstudie som gjorde skillnad

Kährs insåg tidigt att ett företag av deras storlek behövde skapa en tydlig bild av både behov och förutsättningar innan implementationen kunde påbörjas. Tillsammans med Cepheo genomfördes därför en omfattande förstudie som pågick under mer än två års tid. Processer kartlades, krav identifierades och verksamheten förankrades innan projektet gick vidare. 

"Förstudien vi gjorde var väldigt viktig. Vi säkerställde att alla grundfunktioner vi behövde faktiskt fanns i systemet," säger Jessica Wolmhed.

När implementationen väl startade var många avgörande beslut redan fattade, de största riskerna identifierade och organisationen samlad kring en gemensam riktning.

Att anpassa verksamheten till systemet

Ett av Kährs viktigaste strategiska vägval var att bygga på standardfunktionalitet i Microsoft Dynamics 365. I stället för att återskapa varje historisk process i den nya plattformen såg företaget över sina arbetssätt och anpassade dem där det skapade en enklare och mer hållbar lösning.

"Vi har snarare valt att anpassa våra arbetssätt utifrån Dynamics 365:s standardfunktionalitet. Det var ett medvetet beslut för att säkerställa att vi kan fortsätta utvecklas även framöver," förklarar Carl-Henrik Stenermark.

Genom att undvika onödig komplexitet skapades bättre förutsättningar för framtida uppdateringar, vidareutveckling och skalbarhet. Samtidigt var det viktigt att förändringen inte påverkade produktionen mer än nödvändigt.

"När jag jämför vardagen är det ingen större skillnad för våra medarbetare i produktionen," säger Carl-Henrik Stenermark. 

Ett samarbete byggt på förtroende och kompetens

Redan från början fungerade Cepheo som stöd och rådgivare i arbetet med att forma den framtida Dynamics 365-lösningen. Jessica Wolmhed lyfter särskilt fram den kompetens som Cepheos konsulter bidrog med, framför allt när flera olika vägval var möjliga.

"Vi har inte bara fått en lösning, utan både två och tre alternativ. Sedan har vi tillsammans diskuterat oss fram till vad som passade oss bäst."

Det gjorde att Kährs kunde behålla kontrollen över besluten samtidigt som de fick tillgång till djup specialistkompetens.

Jonas Bäck framhåller också att samarbetet präglades av öppenhet och konstruktiv dialog:

"Med Cepheo har vi en partner som förstår vår verksamhet och som också utmanar oss att inte bara göra rätt saker, utan att göra dem på rätt sätt. Det är inte alltid friktionsfritt, men vi stöttar varandra och försöker sitta på samma sida av bordet."

Levererat i tid och byggt för framtiden

ERP-projekt i större organisationer är ofta komplexa med många intressenter och beroenden. Trots det levererades projektet enligt plan. "Det är få projekt som faktiskt avslutas i tid, och vi höll vår deadline," konstaterar Niclas Klarke, senior service delivery manager på Cepheo med ansvar för Kährs.

Den gedigna förstudien och den strukturerade projektstyrningen gjorde stor skillnad. Genom att fatta viktiga beslut tidigt kunde projektet undvika onödiga sidospår och ökande komplexitet.

I dag arbetar Kährs i en modern Dynamics 365-miljö som kombinerar stabilitet med flexibilitet.

Resultatet märks både i verksamheten och i den trygghet som plattformen skapar. Jonas Bäck berättar exempelvis att deras IT-chef skämtsamt konstaterat att han numera kanske faktiskt kan gå på semester utan att bli avbruten av systemincidenter.

Från implementation till kontinuerlig utveckling

För Kährs är ERP-implementeringen inte slutet på resan med Cepheo.

"Jag skulle säga att implementationen bara är början. Det är efter den som det riktigt roliga arbetet börjar," säger Jessica Wolmhed och beskriver samtidigt den nyfikenhet som finns i organisationen kring de nya möjligheter som Dynamics 365 skapar.

Med en modern plattform på plats kan Kährs nu fokusera på nästa steg i sin digitala utveckling. Företaget har fått en stabil grund för att effektivisera processer, förenkla arbetssätt och utforska nya möjligheter.

"Den här investeringen handlar om att bygga en modern verksamhet och skapa engagemang i hela organisationen," säger Jonas Bäck och fortsätter: "Den skapar fundamentet för vår fortsatta utveckling."

I dag representerar Dynamics 365-satsningen betydligt mer än ett lyckat systembyte. Den utgör den plattform som Kährs behöver för att fortsätta modernisera verksamheten samtidigt som man bibehåller den stabilitet som produktionen och organisationen är beroende av.

Samarbetet med Cepheo fortsätter också efter go-live genom Cepheo Evergreen Managed Services. På så sätt kombineras löpande support med kontinuerlig optimering och vidareutveckling i takt med att nya behov uppstår.

Efter mer än 160 år av ständig utveckling kan Kährs fortsätta förena hantverk och innovation, samtidigt som man utvecklar de processer och digitala förmågor som ska bära verksamheten in i framtiden. 

Vad andra tillverkande företag kan lära av Kährs

• Investera tid i en grundlig förstudie och fatta viktiga beslut innan implementationen startar. 

• Välj standardfunktionalitet framför omfattande kundanpassningar. 

• Bygg för långsiktig skalbarhet och utveckling. 

• Se implementationen som startskottet, inte målgången. 

• Välj en partner som både stöttar och utmanar er längs vägen.