Microsoft Power BI säkerställde Sales-implementeringen

Enligt Jan Damkjær har de valt att gå “all in” på Power BI av två tydliga skäl. För det första för att få en djupare inblick i verksamheten genom de inbyggda rapporterna i Power BI och i dem som utvecklats av Cepheo. Samtidigt har Power BI visat sig vara en viktig hävstång för att förankra försäljningssystemet i företaget.

Detta har uppnåtts genom att lösningarna har länkats samman så att medarbetarnas resultat och framsteg måste registreras i Dynamics 365 Sales för att visas i Power BI.

“Endast det som är registrerat i Dynamics 365 Sales visas i Power BI, och därmed också i de rapporter som alla chefer behöver navigera efter. Detta skapar tydlig motivation att upprätthålla en god datadisciplin och utnyttja lösningen fullt ut. I efterhand kan vi se att Power BI verkligen har stärkt implementeringen av Dynamics 365 Sales, och jag är inte säker på att vi skulle ha lyckats utan det”, säger Jan Damkjær om betydelsen av Power BI.

“Dokumenthantering är ett måste för en bra Dynamics 365 Sales-lösning.”

I det familjeägda företaget är ordning och struktur viktiga värden. Därför har Cepheo levererat en avancerad dokumenthanteringslösning som är helt integrerad med Dynamics 365 Sales-lösningen. Det innebär att alla e-postmeddelanden, dokument och liknande som rör en potentiell kund arkiveras i Microsoft SharePoint, så att det finns en fullständig dokumenthantering från det första e-postmeddelandet till undertecknandet av kontraktet.

Detta är av stort värde för ett företag som Schur:

“Vår kundportfölj är bred med varierande försäljningsprocesser i hela företaget. Till exempel kan korta processer på sex månader förekomma vid kartongförpackningar, medan försäljning av stora förpackningsmaskiner kan ta upp till två år med hundratals eller till och med tusentals dokument och ritningar i olika versioner”, förklarar Jan Damkjær.

Han påpekar att när nya medarbetare tilldelas en kund får de tillgång till hela historiken, vilket säkerställer snabb uppdatering och en fullständig översikt över den potentiella kunden.

Under våren 2023 uppdaterades lösningen så att kundprofilen automatiskt konverteras till ett SharePoint-arkiv när kunden har signerat. Detta säkerställer att dokumenthanteringen täcks från början till slut i försäljningsprocessen för Schur. Medarbetarnas tillgång till detaljerad kundhistorik är avgörande, enligt Jan Damkjær:

“Som jag ser det är effektiv dokumenthantering lika avgörande för en framgångsrik Dynamics 365 Sales-lösning som Power BI-delen.”

Power Platform säkerställer rätt data på rätt plats

Power BI är bara en del av Power Platform som Schur utnyttjar effektivt. Microsoft Power Apps och Microsoft Power Automate-flöden integrerar Dynamics 365 Sales-lösningen med företagets ERP-system.

“Vi upprättar kunder och kontrakt i Dynamics 365 Sales. Uppgifterna skickas sedan automatiskt till vårt ERP-system. Härifrån kan vi skapa en offert baserad på data från försäljningssystemet. Slutligen skickas offerten automatiskt tillbaka till SharePoint så att den också finns tillgänglig i Dynamics 365 Sales-lösningen. Det är helt automatiserat och bygger på Power Automate-flöden”, säger Schurs Group Digitalization Director.

Tillsammans med Cepheo har Schur etablerat ett Centre of Excellence som övervakar Power Automate-flöden och skickar varningsmeddelanden till nyckelpersoner vid fel så att de snabbt kan åtgärda eventuella brister i lokala Dynamics 365 Sales- eller ERP-lösningar.

“Masterdata och kundstruktur är mycket viktiga för oss. Därför använde vi Power Apps för att skapa en app som är avgörande för vårt företag. Appen hämtar data från en extern källa och säkerställer att våra kunddata är korrekta och uppdaterade. Dessa data används också av våra ERP-lösningar och masterdatastrukturen när vi skapar beställningar, levererar och fakturerar”, säger Jan Damkjær.

Managed Services frigör tid

Med Dynamics 365 Sales-lösningar i sju företag i fyra länder och fler implementeringar på väg, är värdet av Schurs Cepheo Managed Services-avtal redan betydande.

Cepheos supportavdelning hanterar dagliga utmaningar, vilket gör det möjligt för Jan och koncernens IT-funktion att ha ett mer långsiktigt strategiskt fokus, betonar Jan Damkjær: 

“Det frigör tid till att tänka mer långsiktigt, samtidigt som vi har tillgång till en sajt där vi kan få en överblick över de ärenden som Cepheo har hanterat åt oss. Det fungerar verkligen bra.”

Starkt samarbete skapar teknisk framgång

Samarbetet mellan Schur och Cepheo inleddes 2020 och Jan Damkjær är mycket nöjd med Cepheo.

“Det är ganska enkelt. Cepheo har duktiga konsulter som kan utveckla och implementera bra lösningar som passar vår verksamhet”, säger Jan Damkjær.

Under de tre år som gått sedan det första kontraktet undertecknades har mycket hänt – både globalt och tekniskt.

“Sedan vi började arbeta tillsammans har mycket hänt, särskilt på den tekniska fronten. Ett exempel är Power Platform, som har utvecklats avsevärt och blivit ett viktigt verktyg för oss. Vi har en långvarig relation med Cepheo som vi uppskattar mycket. Vårt samarbete utvecklas positivt eftersom vi lär känna varandra bättre och tillsammans håller koll på hur den teknik vi arbetar med också utvecklas”, säger Jan Damkjær.

Han välkomnar också att Cepheo har blivit ett självständigt företag med fokus på Dynamics-baserade lösningar, vilket han anser har ökat förmågan och flexibiliteten att leverera lösningar som kan skapa en grund för framgång hos Schur.

Större enhetlighet över gränserna

Genom implementeringen av Dynamics 365 Sales har Schur uppnått betydande förbättringar i sin globala försäljningsstrategi, där den nya metoden hjälper till att skapa ett enhetligt försäljningssystem över länder och enheter.

Det stöder företagets fokus på att leverera gemensamma lösningar inom sina olika produktområden med Global Account-strategin, som stärker det interna samarbetet kring kunderna. Enligt Jan Damkjær har den övergripande lösningen resulterat i en effektivare försäljningsprocess, som säkerställer en datadriven metod och en övergång till gemensamma affärsinsikter.

Förutom att allt detta är värdefullt i sig, så är det dessutom en viktig förberedelse inför en framtid där artificiell intelligens utan tvekan kommer att spela en nyckelroll. För Jan Damkjær är det dock viktigt att grunden är på plats innan artificiell intelligens integreras i verksamheten:

“Vi måste få grepp om våra data och våra processer, och vi måste se till att vi har den nödvändiga digitala kompetensen internt. Om vi investerar i AI innan vi är redo får vi inte någon avkastning på investeringen. Vi måste fokusera på grunderna nu för att hänga med i AI-teknikens utveckling”, avslutar Jan Damkjær.