”Vi valde Cepheo Collaborate eftersom vi kunde se möjligheterna när det kommer till att binda samman rättigheterna i Microsoft 365-paketet, vilket inte gick med Teams och SharePoint vid den tidpunkten. Många av våra fristående system kan i princip lösa de isolerade uppgifterna på egen hand, men Cepheo Collaborate är limet som håller ihop våra system. Det är en infrastruktur som hjälper oss inom IT att göra användarupplevelsen bättre för användarna”, säger Lars Filstrup, Group IT Manager på Universal Robots.

För Lars Filstrup och Universal Robots har det varit en poäng i sig att utnyttja så många funktioner och möjligheter som möjligt i den befintliga Microsoft-licensen istället för att köpa separata mjukvarulicenser från olika leverantörer, som sedan noggrant måste integreras.

"Låt oss därför använda licenserna så intensivt som möjligt, och samtidigt dra nytta av att användarna förstår sig på verktygen i förväg", förklarar Lars Filstrup och utvecklar sina tankar: "Filosofin har varit att göra så mycket som möjligt i SharePoint och Teams, så att våra anställda inte behöver spendera tid på att lära sig nya gränssnitt.”

Första gången Cepheo Collaborate introducerades hos Universal Robots var för att skapa ett effektivt projektledningsverktyg. Research & Development-avdelningen ville ha ett verktyg i vilket projektledarna enkelt kan få en överblick över hur långt man är i processen, vem som har bidragit och vad som har godkänts.

Universal Robots har i Cepheo Collaborate fått en lösning där man har en stage-gate-modell för projektledning, där varje gate har sin egen låsta projektrumsgrupp i Teams. Det betyder att konfidentiellt material bara delas på "need-to-know-basis”, så att personalen har tillgång till det material de behöver, men inte mer än så.

"Vi skulle inte kunna kontrollera rättigheterna kring vem som har koll på vilka dokument och vem som får se vad, utan att ha Cepheo Collaborate inkulderat", säger Lars Filstrup.

Prioriteringarna har drivits av var verksamheten haft ett behov:

”Vi hade till exempel redan ett Quality Management System och det behövde en uppdatering. Här använde vi Cepheo för att få det reviderad, så nu har vi en bättre överblick över var de enskilda dokumenten är i processen och vilka medarbetare som ansvarar för dem”, säger Lars Filstrup.

Det är ett viktigt system som säkerställer att kraven för Universal Robots ISO-certifiering uppfylls, och en delvis automatisering av arbetsflödena däri tydliggör uppgifter och minskar risken för mänskliga fel i dokumentationsprocessen.

Automatisering och överblick

Hos Universal Robots stöder Cepheo Collaborate Contract Management med digital signatur företagets Quality Management System samt deras Projektledningsverktyg. Vinsten har inte bara varit automatisering, utan också en överblick:

”Cepheo Collaborate har besparat oss mycket manuellt arbete och med hjälp av instrumentpaneler kan vi nu också följa dokumentflödet. Vi kan alltid se vem som är ansvarig för de enskilda dokumenten, följa versionshistoriken, lägga till extra specialrättigheter och se "vem som har bollen", säger Pia Charlotte Westh, som är SharePoint & Microsoft 365 Specialist på Universal Robots och tillägger:

"Med några få klick på dessa instrumentpaneler får vi snabbt en samlad översikt över alla de bilagor/dokument som ligger till grund för exempelvis ett digitalt undertecknat kontrakt."

I många företag utnyttjas inte de anställdas tid optimalt, eftersom den används till att skapa, arkivera, återfinna samt dela kontrakt och avtal från flera olika ställen. Tidigare var detta också fallet hos Universal Robots:

”Liksom många andra hade vi kontrakt och avtal liggandes på många platser i organisationen på filenheter, SharePoint och i mejlinkorgar. Cepheo Collaborates lösning för Contract Management med digital signatur kom från en önskan om att samla allt detta på ett och samma ställe med vår inköps- och juridikavdelning som nyckelaktörer. Vi har fått en bättre överblick över de avtal som ingås, och har automatiserat delar av kontrollen kring avtalen så att vi till exempel får notifikationer innan kontrakt löper ut eller andra tidsfrister och åtgärder i kontraktet ska ageras på”, säger Lars Filstrup.

Pia Charlotte Westh tillägger:

"Cepheo Collaborate är ett verktyg som gör det lättare för oss att ligga i framkant vid kontraktsutgång, så att vi i rättan tid kan förlänga eller fatta ett välövervägt beslut om att inte förlänga samarbetet."

”Rättighetskontrollen i Contract Management gör det samtidigt enkelt att få in nya användare från avdelningar som vill använda systemet för sina kontrakt utan att vi behöver tillhandahålla separata system för det. Till exempel är vår kvalitetsavdelning intresserad i att dra nytta av att de kan använda den digitala signaturen”, säger Pia Charlotte Westh.

På Universal Robots Project Management Office, där Cepheo Collaborate för första gången blev introducerat för projektledning, har man också märkt en skillnad:

”Tack vare Cepheo Collaborates förmåga att binda samman våra system har vi fått en mycket bättre överblick över de projekt vi arbetar med, var i processen vi befinner oss, samt en bättre kontroll av de dokument som gör att man kan godkänna och gå vidare i stage-gate-processen”, säger Lars Filstrup och tillägger: ”Det hade varit svårt att uppnå samma arbetseffektivitet utan Cepheo Collaborate. Du kan ha hur mycket tegelsten som helst, men utan murbruk är det svårt att bygga ett hus”, säger Lars Filstrup.

Koll på en växande verksamhet

De tre Cepheo Collaborate-lösningarna är enligt Lars Filstrup viktiga element för att göra företaget sammanhängande och har varit en viktig byggsten i Universal Robots utveckling, som grundades först 2005 och sedan dess har vuxit och vuxit i ett enorm tempo.

”När vi var en start-up behövde vi knappast dessa lösningar, men i takt med att vi har vuxit har det varit nödvändigt att få in dem. Om vi inte kan hålla styr på våra kontrakt, vår kvalitet och våra projekt, finns det ingen kontroll över verksamheten”, säger Lars Filstrup.

”Det som har fungerat bra i samarbetet med Cepheo är att lösningarna inte är statistiska utan kan utvecklas i takt med att krav och behov ändras. Tillsammans kan vi löpande anpassa lösningen så att vi inte behöver starta om från början hela tiden. Samtidigt följer Cepheo Collaborate den tekniska utvecklingen hos Microsoft, så att vi också kan dra nytta av de nya möjligheterna som uppstår där, tillägger Pia Charlotte Westh.

Enligt både Lars Filstrup och Pia Charlotte Westh har Cepheo varit bra på att löpande utmana dem vad gäller både premisser och omfattning när de har presenterat verksamhetens behov. Det har inneburit att arkitekturen och lösningen inte har blivit för klen eller snäv från början.

Det goda samarbetet innebär att man nu tittar närmare på ett nytt område där Cepheo Collaborate kan göra skillnad för Universal Robots:

”Tillsammans med Cepheo arbetar vi på den befintliga QMS-lösningen anpassas och görs klar för framtida certifieringar, så att vi uppnår samma översikt och automatisering av processer över alla certifieringar. Det kommer att skapa ett stort värde för oss”, avslutar Pia Charlotte Westh.