Aalborg Energie Technik är ett danskt företag som runt om i Europa bygger avancerade anläggningar för omvandling av biomassa till energi. År 2020 etablerade företaget ett nytt affärsområde: en eftermarknadsverksamhet som erbjuder service och rådgivning för underhåll och vidareutveckling av befintliga anläggningar. På så sätt tar de till vara på företagens expertis, inte bara under etableringsfasen, utan även efteråt, så att anläggningarna förblir välskötta och moderna.

Nicolai Møller leder detta fokusområde i sin roll som Director of Aftermarket på Aalborg Energie Technik. Han insåg snabbt att säljprocessen behövde struktureras:

“Sedan vi startade eftermarknadsverksamheten har våra främsta verktyg för att hantera försäljningsprocessen varit Microsoft Outlook och framför allt Microsoft Excel. Men i grunden är Excel inte utformat för den här typen av uppgifter. Excel är den digitala versionen av anteckningar som görs på papper”, förklarar han.

Vill fortsätta med Microsoft

Nicolai Møller och hans kollegor på Aalborg Energie Technik insåg snabbt att Microsoft Dynamics 365 Sales var den självklara lösningen.

I stället för att sprida sig över flera olika plattformar och ekosystem valde de att fokusera på Microsofts plattform. Beslutet ger många möjligheter att skala upp lösningen med nya komponenter och funktioner utan att behöva lämna ekosystemet eller göra anpassade integrationer.

”Vi ville ha en lösning som är förankrad i hela organisationen, som gör att vi kan samla och dela information mellan marknad, sälj och vår eftermarknadsorganisation. På så sätt kan vi styra kundkontakten och samla all kommunikationshistorik på ett ställe,” förklarar Nicolai Møller och tillägger:

”Vår ambition var att frigöra oss från beroendet av Excel och andra applikationer, som i sig är riktigt bra men ofta används till mycket de inte är avsedda för. Målet var ett ordentligt CRM-system som genom struktur och dokumentation kan ge oss överblick över alla våra kunder, plus våra framgångar och misstag i kundarbetet.”

Rätt lösning med rätt ramar

Tillsammans med Cepheo genomförde Aalborg Energie Technik en analysprocess för att validera företagets behov och möjligheter. Den bestod bland annat av att representativa medarbetare besvarade en CRM-enkät med 27 frågor, som gav insikt i och en översikt över företagets möjligheter och utmaningar avseende CRM.

Processen var mycket värdefull, förklarar Nicolai Møller:

“Med den grundlighet och struktur som analysfasen och CRM-enkäten gav kunde vi bekräfta eller avfärda ett antal antaganden när det gäller funktioner och lösningens ramar, som båda är lika viktiga. Nyckeln är att komma bort från antaganden och i stället ta en objektiv och strukturerad titt på saker och ting. Det är en sak bland alla andra som har fungerat riktigt bra i processen med Cepheo.”

Nicolai Møller och resten av ledningsgruppen på Aalborg Energie Technik insåg till exempel att den mänskliga aspekten vid införandet av en ny IT-lösning var en av de viktigaste.

“Människor har sina vardagsliv och sina sätt att göra saker på. Om du förändrar det genom att 'tvinga' dem att göra saker annorlunda, riskerar du motstånd och motvilja. Det kan undergräva den potential som den nya lösningen borde ta vara på. Det har blivit tydligt för oss hur viktigt det är att tänka på hur vi presenterar lösningen och ser till att den är förankrad”, säger Nicolai Møller.

Han betonar exempelvis värdet av att skapa ambassadörer för lösningen. De kan föregå med gott exempel, visa det dagliga värdet och fördelarna med att ändra arbetsflöden och att ha en positiv inställning till den nya lösningen.

Slutsatsen av analysfasen var en enkel och skalbar Dynamics 365 Sales-lösning utan några större ändringar eller tillägg.

“Vi har alltid prioriterat att hålla oss till en out-of-the-box-standardlösning. En massa möjliga småjusteringar skapar onödig komplexitet, vilket påverkar både projektplanen och det framtida underhållet”, säger Nicolai Møller.

Säkerhet och förtroende i samarbetet med Cepheo

Under både försäljnings-, analys- och projektfasen har en sak varit ett återkommande tema i dialogerna med Cepheo, säger företagets Chief Aftermarket Officer:

“Vi har verkligen blivit lyssnade på. Cepheos medarbetare har varit nyfikna och har förstått sig på att omsätta våra affärsbehov i konkreta IT-lösningar.”

Resultaten och processen i analysfasen gjorde det också enkelt för Nicolai Møller och Aalborg Energie Technik att välja Cepheo som sin implementeringspartner för Dynamics 365 Sales-lösningen.

“Under hela processen visade Cepheo förståelse för vårt företag, vår bransch, våra önskemål och behov. Detta skapade stor tillit och vi kände oss trygga med Cepheo. Vi kunde tydligt se att vi var på rätt väg och att Cepheo var rätt val. I projektfasen, som vi för närvarande befinner oss i, har vi ytterligare fått bekräftat att Cepheo ger oss den bästa chansen att lyckas”, säger Nicolai Møller.

Den tilliten har bekräftats genom hela projektet och även i driftsfasen. Samarbetet har resulterat i en lösning som inte bara fungerar tekniskt, utan faktiskt skapar värde i säljorganisationens dagliga arbete.

Förväntningarna infriades – och mer därtill

Dynamics 365 Sales-lösningen togs i bruk hos Aalborg Energie Technik under hösten 2023, och de positiva förväntningarna har infriats.

”Våra säljare var trötta på att snurra runt i Excel-ark, där det är lätt att göra fel och svårt att veta om innehållet verkligen är uppdaterat. Vi behövde förstås en inledande period för att låta lösningen sätta sig i organisationen och för att medarbetarna skulle upptäcka alla funktioner och möjligheter,” förklarar Nicolai Møller.

Den inledande implementeringsfasen har gett resultat. Feedbacken från de veckovisa mötena visar på ökat engagemang och större trivsel i säljteamet, och det finns en tydlig vilja att fortsätta utveckla processerna genom CRM-systemet.

”Arbetsglädjen har ökat. Jag känner få säljare som tycker om administration, så den tid våra säljare tidigare lade på att uppdatera Excel-ark kan de nu lägga på det de är bäst på – att sälja,” säger Nicolai Møller.

Lösningen ger säljteamet betydligt bättre överblick över kunderna och den gemensamma historiken. Detta är särskilt värdefullt när en ny säljare tar över en kund eller ett prospekt. I stället för att börja från noll kan de snabbt få en tydlig bild av det viktigaste och arbeta vidare på välgrundad information.

”Vi har fått ordning på vår pipeline och blivit tydligare i hur vi prioriterar,” förklarar Nicolai Møller.

Ett konkret exempel är användningen av den så kallade Go/Get%-analysen, som jämför sannolikheten att vinna en affär (Go) med sannolikheten att faktiskt få ordern (Get). Genom att koppla analysen till viktad omsättning, täckningsbidrag och beräknad tidsåtgång kan teamet nu fatta betydligt mer informerade beslut om var de ska lägga sin energi.

”Det hjälper både säljarna och mig som säljchef att fatta rätt beslut. Vi ser var vi har störst chans att lyckas och var insatsen ger mest värde,” säger Nicolai Møller.

Systemet stödjer alltså teamets sätt att arbeta och ger dem de verktyg de behöver, för just de uppgifter som verktygen är skapade för.

Rätt verktyg till rätt uppgifter

För Aalborg Energie Technik har resan från Excel-ark till ett strukturerat CRM-system handlat om mer än bara teknik. Det har handlat om att skapa rätt förutsättningar för säljorganisationen med verktyg som är utformade för sitt syfte, processer som speglar kundernas köpresa och en överblick som gör det möjligt att fatta rätt beslut.

”Vi har fått rätt applikationer för rätt uppgifter. Och det gör hela skillnaden,” konstaterar Nicolai Møller.

Med en välfungerande Dynamics 365 Sales-lösning i drift, ett engagerat säljteam och konkreta resultat att bygga vidare på har Aalborg Energie Technik skapat det fundament de behövde. Och med Cepheo som partner, som förstår deras verksamhet, står de väl rustade att fortsätta utvecklingen av sin säljorganisation, en utveckling som redan nu levererar mätbart värde.