“Vi var många som var på helspänn hela tiden. Jag sov alltid med telefonen bredvid huvudkudden, och ringde du två gånger fick du alltid tag på mig andra gången. Dygnet runt, året runt. Nu har automatiken tagit över och jag kan sova lugnt om nätterna”, säger Pelagias CIO Frode Vatne.

Vardagen har blivit mycket annorlunda för Frode Vatne och Pelagia, som är en marknadsledande tillverkare av fiskprodukter med huvudkontor i Bergen. Tidigare fick han hela tiden lösa plötsligt uppdykande problem och hålla igång ett föråldrat system, vilket gjorde att det inte fanns mycket tid för utveckling. Detta gjorde Pelagia sårbart och beroende av enskilda medarbetare. “Det fanns inte några helger eller semestrar då jag inte fick plocka fram datorn för att lösa problem”, berättar Frode Vatne.

På den gamla plattformen behövde Pelagia lägga mer och mer tid på driften på grund av de föråldrade systemen, vilket tog tid från utveckling och strategi. Nu har den utmaningen i stort sett försvunnit:

“Vi har mer eller mindre avlägsnat driften från vår vardag och kan nu fokusera på nya saker, samt på att införa nya funktioner i företaget”, säger Pelagias CIO.

Det var en IT-lösning från Cepheo som tryggade Frode Vatnes nattsömn. Lösningen bestod av ett Cepheo Managed Services-avtal, som lade ut drift och underhåll av system och appar på Cepheo.

Pelagia implementerade även Microsoft Dynamics 365 tillsammans med Cepheo Process Industries Solution. Detta gör att företaget kan uppfylla en rad branschspecifika behov med fokus på spårbarhet, kvalitet, säkerhet och dokumentation. Syftet är att uppfylla de krav som ställs av kunder och myndigheter inom livsmedelsindustrin. Pelagia prioriterade enligt Frode Vatne att hitta en partner som förstod både de tekniska och kommersiella branschspecifika behoven:

“Den samlade norska laxproduktionen är mindre än den mängd fisk vi behandlar hos Pelagia. Vi behövde därför någon som kunde leverera stora lösningar till stora företag på ett effektivt och enkelt sätt, och efter ett par rundor bestämde vi oss för Cepheo”, förklarar han.

Återinvestering av effektiviseringsvinster

Cepheo hjälper som en del av Managed Services-avtalet till med att kartlägga kommande uppdateringar från Microsoft samt vad implementeringen kräver av Pelagia. Dessutom stöttar Cepheo den slutliga implementeringen. Managed Services-avtalet har enligt Frode Vatne frigjort stora belopp till nyinvesteringar. Detta stöttar Pelagias målsättning att behålla sin ställning som marknadsledare genom att ligga i täten av den tekniska utvecklingen.

Resurserna som frigjorts genom Managed Services-avtalet har återinvesterats i automatisering av manuella uppgifter och implementering av flera funktioner från Dynamics 365, vilket ersätter uppgifter i företaget som tidigare utfördes på papper eller med Excel-ark.

Användning av automatisering och databehandling har inneburit att Pelagias produktionslinjer hela tiden effektiviseras:

“Vi kunde mer i maj än vi kunde i januari, och nu i november kan vi mer än i maj. Vi vill hela tiden bli mer automatiserade och effektiva, och den sparring vi får från Cepheo-konsulterna och de lösningar som implementerats har medfört en markant minskning av den manuella hanteringen av arbetsuppgifterna”, lyder omdömet om det preliminära resultatet av Pelagias automatisering.

Det har varit ovärderligt för Frode Vatne och Pelagia att ha Cepheo som en proaktiv sparringpartner som kan komma med nya idéer, men samtidigt också vara kritisk och säga nej:

“Om vi ska fortsätta vara ett marknadsledande företag måste vår partner leverera det vi behöver, inte bara det vi efterfrågar. Det här är något som Cepheo kan leverera”, säger Frode Vatne.

Långsiktigt partnerskap

I jakten på en ny IT-partner insåg Frode Vatne att det inte var alla som kunde leva upp till Pelagias förväntningar.

“Vi beslutade oss för att det inte var viktigt var konsulterna sitter, utan vilka kompetenser de har och vilka lösningar och funktioner de har arbetat med tidigare. Den kunskap och de arbetssätt vi får hos Cepheo är så strukturerade och stabila att de är oberoende av specifika individer”, säger Frode Vatne.

Han förklarar att samarbetet mellan Pelagia och Cepheo är så strukturerat att det även är oberoende av tid och plats.

“Vi samarbetar främst genom Microsoft DevOps, och där har alla nära till våra konsulter från Cepheo. Om konsulterna sitter i Danmark, Polen eller Sverige spelar ingen roll, eftersom vi har övergått till att köra alla våra processer på engelska för att öka tillgängligheten. Samtidigt har vi förbjudit kommunikation via e-post, och om någon inte följer detta kan de inte vänta sig ett snabbt svar”, säger Frode Vatne.

Samarbetsformen ska säkerställa att kunskapen finns tillgänglig, inte undanstoppad i någons huvud eller inkorg:

“Det gör det mer friktionsfritt när medarbetare eller konsulter byts ut, vilket oundvikligen kommer att inträffa. Vi kan inte förvänta oss att alla ska vara med från starten och under flera år framöver. Det måste vara en organisation som kan överleva mig också”, avslutar Pelagias CIO Frode Vatne, som nu kan vara ledig i lugn och ro.