Aalborg Energie Technik är ett danskt företag som i hela Europa bygger avancerade anläggningar för omvandling av biomassa till energi. De fokuserar på att lösa miljöproblem genom att använda avfall, t.ex. växter och jordbruksavfall, för att producera el och värme.

Under 2020 etablerade Aalborg Energie Technik ett nytt affärsområde i form av en eftermarknadsverksamhet, där de tillhandahåller service och rådgivning för underhåll och vidareutveckling av befintliga anläggningar. På så sätt utnyttjar de företagets expertis, inte bara under etableringsfasen utan även efteråt, så att de anläggningar som byggs av Aalborg Energie Technik förblir väl underhållna och moderna.

Nicolai Møller leder detta fokusområde i sin roll som Director of Aftermarket på Aalborg Energie Technik. Han insåg snabbt att säljprocessen behövde struktureras:

“Sedan vi startade eftermarknadsverksamheten har våra främsta verktyg för att hantera försäljningsprocessen varit Microsoft Outlook och framför allt Microsoft Excel. Men i grunden är Excel inte utformat för den här typen av uppgifter. Excel är den digitala versionen av anteckningar som görs på papper”, förklarar han.

Vill fortsätta med Microsoft

Nicolai Møller och hans kollegor på Aalborg Energie Technik insåg snabbt att Microsoft Dynamics 365 Sales var den självklara lösningen.

I stället för att sprida sig över flera olika plattformar och ekosystem valde de att fokusera på Microsofts plattform. Beslutet ger många möjligheter att skala upp lösningen med nya komponenter och funktioner utan att behöva lämna ekosystemet eller göra anpassade integrationer.

“Vi vill ha en lösning som är integrerad i hela organisationen, så vi kan samla in och dela information mellan marknadsföring, försäljning och vår eftermarknadsorganisation. På så sätt kan vi hantera kontakten med våra kunder och befästa kommunikationshistoriken”, förklarar Nicolai Møller och tillägger:

“Vi vill frigöra oss från beroendet av Excel och andra program som visserligen är bra i sig, men som används till en massa saker som de inte är avsedda för. Med ett bra CRM-system kan vi få en strukturerad och dokumenterad översikt över alla våra kunder, och samtidigt alla våra framgångar och misslyckanden i våra kundinteraktioner.”

Rätt lösning med rätt ramar

Tillsammans med Cepheo genomförde Aalborg Energie Technik en analysprocess för att validera företagets behov och möjligheter. Den bestod bland annat av att representativa medarbetare besvarade en CRM-enkät med 27 frågor, som gav insikt i och en översikt över företagets möjligheter och utmaningar avseende CRM.

Processen var mycket värdefull, förklarar Nicolai Møller:

“Med den grundlighet och struktur som analysfasen och CRM-enkäten gav kunde vi bekräfta eller avfärda ett antal antaganden när det gäller funktioner och lösningens ramar, som båda är lika viktiga. Nyckeln är att komma bort från antaganden och i stället ta en objektiv och strukturerad titt på saker och ting. Det är en sak bland alla andra som har fungerat riktigt bra i processen med Cepheo.”

Nicolai Møller och resten av ledningsgruppen på Aalborg Energie Technik insåg till exempel att den mänskliga aspekten vid införandet av en ny IT-lösning var en av de viktigaste.

“Människor har sina vardagsliv och sina sätt att göra saker på. Om du förändrar det genom att “tvinga” dem att göra saker annorlunda, riskerar du motstånd och motvilja. Det kan undergräva den potential som den nya lösningen borde ta vara på. Det har blivit tydligt för oss hur viktigt det är att tänka på hur vi presenterar lösningen och ser till att den är förankrad”, säger Nicolai Møller.

Han betonar exempelvis värdet av att skapa ambassadörer för lösningen. De kan föregå med gott exempel, visa det dagliga värdet och fördelarna med att ändra arbetsflöden och att ha en positiv inställning till den nya lösningen.

Slutsatsen av analysfasen var en enkel och skalbar Dynamics 365 Sales-lösning utan några större ändringar eller tillägg.

“Vi har alltid prioriterat att hålla oss till en out-of-the-box-standardlösning. En massa möjliga småjusteringar skapar onödig komplexitet, vilket påverkar både projektplanen och det framtida underhållet”, säger Nicolai Møller.

Säkerhet och förtroende i samarbetet med Cepheo

Under både försäljnings-, analys- och projektfasen har en sak varit ett återkommande tema i dialogerna med Cepheo, säger VD:en:

“Vi har verkligen blivit lyssnade på. Cepheos medarbetare har varit nyfikna och har förstått sig på att omsätta våra affärsbehov i konkreta IT-lösningar.”

Resultaten och processen i analysfasen gjorde det också enkelt för Nicolai Møller och Aalborg Energie Technik att välja Cepheo som sin implementeringspartner för Dynamics 365 Sales-lösningen.

“Under hela processen visade Cepheo förståelse för vårt företag, vår bransch, våra önskemål och behov. Detta skapade stor tillit och vi kände oss trygga med Cepheo. Vi kunde tydligt se att vi var på rätt väg och att Cepheo var rätt val. I projektfasen, som vi för närvarande befinner oss i, har vi ytterligare fått bekräftat att Cepheo ger oss den bästa chansen att lyckas”, säger Nicolai Møller.

Förväntar sig märkbara effekter

Dynamics 365 Sales-lösningen förväntas gå live hos Aalborg Energie Technik under hösten 2023, och Nicolai Møller ser fram emot det.

“Jag tror att vi snabbt kommer att märka skillnaden. Våra säljare är också trötta på att rota runt i Excel-ark där det är lätt att göra misstag och där man inte kan vara säker på att innehållet är uppdaterat och underhållet. Naturligtvis måste vi gå igenom en inledande period när medarbetarna tar till sig lösningen och upptäcker funktionerna och möjligheterna. Efter det tror jag inte bara att arbetsglädjen ökar, eftersom jag känner få säljare som gillar administration, utan jag förväntar mig också att produktiviteten blir högre,” förklarar Nicolai Møller.

Anledningen till detta, förklarar han, är just att säljarna inte behöver lägga tid på administration, samtidigt som lösningen ger dem en mycket bättre överblick över kunden och den gemensamma historiken. Det är värdefullt när en ny säljare tar över en kund eller lead. I stället för att behöva börja från noll kan de enkelt få en överblick över de viktigaste sakerna och smidigt fortsätta arbeta”, säger Nicolai Møller och tillägger:

“På längre sikt handlar det också om att få en fullständig överblick över vår planering och bli mer noga med vem som ska ta samtalen och hur länge de varar, så att både de enskilda säljarna och jag som försäljningsansvarig får bättre förutsättningar att göra rätt val.”

Ska utöka med fler komponenter

Även om Dynamics 365 Sales ännu inte är helt implementerat, blickar Aalborg Energie Technik och Nicolai Møller redan framåt mot nya tekniker och möjligheter.

“Vi behöver se över hela vår IT-infrastruktur och i dialog med Cepheo ta reda på hur vår verksamhet passar för de system och lösningar vi har. Som jag nämnde tidigare är jag ganska skeptisk till att använda verktyg till uppgifter som de inte är avsedda för. Vi behöver rätt applikationer för rätt uppgifter”, betonar Nicolai Møller och avslutar med att uttrycka glädje och optimism över att ha Cepheo med på resan.