“Vi hade ingen definierad global försäljningsprocess. Våra dotterbolag hade delvis autonoma processer och system. Detta gjorde det svårt för företagen att dela med sig av kunskap till varandra”, säger projektledare Karina Dall Rasmussen på C.C.JENSEN.

Detta innebar att stora synergier gick förlorade för tillverkningsföretaget med huvudkontor i Danmark, säger projektledaren om tiden innan de fick det standardiserade försäljningssystemet Microsoft Dynamics 365 Sales.

“Historiskt sett var vi vana vid att ha en bra överblick över orderböckerna och våra historiska försäljningssiffror, men rapporteringen om pipeline gjordes manuellt i Excel vid ett månadsmöte. Det var ganska resurskrävande att få en överblick över pipelinen i alla företag, vilket fick oss att vilja gå från ‘local to global’, där vi kan se alla våra masterdata på ett och samma ställe”, förklarar hon.

Säljarna arbetade också på olika sätt eftersom det handlar om globala kunder och många olika segment, säger Karina Dall Rasmussen. 

“Detta innebär utmaningar när du vill skala upp verksamheten och hantera den över hela linjen. Med så många olika kulturer och företag är det viktigt att ha ett gemensamt språk för försäljningsprocessen”, säger hon om värdet av att standardisera arbetsprocesserna. 

C.C.JENSEN har uppnått detta tack vare Microsoft Dynamics 365 Sales med några handplockade tillägg. Tillsammans standardiserar lösningen arbetsprocesser och kunddata, vilket säkerställer en uppdaterad pipeline utan att skapa alltför stor enhetlighet i försäljningsarbetet på olika marknader och i olika kulturer. Denna balans har främjat samarbetet inom och utanför organisationen.

Grunden för C.C.JENSEN är en standardiserad Dynamics 365 Sales-lösning med en begränsad mängd anpassningar. Detta underlättar bland annat för organisationen när Microsoft tillhandahåller regelbundna uppdateringar av lösningen och bidrar till att förenkla underhållet av lösningen.

Lösningen togs i drift hos C.C.JENSEN 2019, och sedan dess har fokus legat på användarnas acceptans och kontinuerliga uppgraderingar av lösningen i samarbete med Cepheo. 

Säljare får bättre överblick och mer tid med det nya systemet

Microsoft Dynamics 365 Sales ger den danska tillverkaren en inblick i och möjlighet att styra försäljningsprocessen som de inte hade tidigare. Nu har organisationen en extra uppsättning data att ta med sig när strategiska beslut om verksamhetens framtid ska fattas.

“Systemet skapar en röd tråd från lead via försäljning till mer- och korsförsäljning. Det förbättrar vår överblick och gör det möjligt för enskilda säljare och ledningen att prioritera bättre, vara mer fokuserade och strategiska. Allt annat lika förkortar det också tiden från lead till beställning”, förklarar Karina Dall Rasmussen, som var ansvarig för implementeringen av lösningen hos C.C.JENSEN.

Hon har ett särskilt bra och praktiskt exempel på en tydlig förbättring av säljarnas arbetsdag:     

“Tidigare lade säljarna mycket tid på att arbeta i flera olika program och fönster eller måste få tag på en kollega för att få nödvändig information. Nu kan säljaren arbeta främst i ett enda fönster, utan att behöva växla fram och tillbaka. Detta kan ske direkt i Outlook eller i appen Dynamics 365 Sales på en mobil enhet, där säljaren kan hitta alla relevanta uppgifter och data från Dynamics 365 Sales samt ringa samtal via Microsoft Teams. Det gör säljarna effektivare och säkerställer registrering av nya potentiella affärer i form av leads on the fly”, säger projektledaren.

Detta har gett tillverkningsföretaget nya möjligheter på marknaden.

“Dynamics 365 Sales ger oss möjlighet att skala upp vid behov. Vi kan visualisera våra data, vilket förbättrar förståelsen och kommunikationen. Vi kan också automatisera processerna för att följa upp en kund och vi kan lägga till fler appar efter hand när vi blir bättre på att använda plattformen och våra data”, berättar Karina Dall Rasmussen.

Oljefiltertillverkaren är så engagerad i att få bättre insikt i data om sina kunder och försäljningen till dem att de började använda Power BI under 2022. Lösningen hjälper till att kombinera, organisera och visualisera data från både Customer Engagement och ekonomi- och logistiksystemet på nya sätt, vilket ger C.C.JENSEN bättre insikt i den globala verksamheten.

“Tack vare Power BI har vi kunnat följa utvecklingen av vår segmenterade pipeline dagligen under det senaste året. Det finns ett stort värde i att gå från tro till vetande, och insikterna från Power BI ger oss värdefull information för vår prioritering”, säger Karina Dall Rasmussen.

Utvidgningen ger ännu fler möjligheter

C.C.JENSEN har utökat sin standardlösning i Dynamics 365 Sales med Power Pages, SharePoint och kunskaps- och fildelningssystemet Cepheo Collaborate.

“En del av vår omsättning sker via tredjepartsföretag i form av distributörer, så vi behövde se till att vi har rätt IT-infrastruktur på plats för att samla in och dela rätt kunskap om våra produkter i hela organisationen”, förklarar Karina Dall Rasmussen.

Samspelet mellan lösningarna främjar det som allt handlar om: att stödja kunderna. Nu kan C.C.JENSEN-anställda och externa samarbetspartner smidigt och enkelt få tillgång till samma data.

“Tidigare hade vi våra filer för internt bruk på en server och externt använde vi en kunskapsdatabas. Med Cepheo Collaborate-lösningen har vi utvalda filer på våra SharePoint-webbplatser som sedan delas med våra samarbetspartner via Power Pages”, säger hon och fortsätter: 

“Det betyder att filerna bara behöver underhållas på ett ställe och att våra externa partner har tillgång till den senaste versionen av filerna samtidigt som våra anställda. Det här räddar oss från missförstånd, slöseri med tid och i slutändan missnöjda kunder, som inte har fått rätt råd och dokumentation.”

Medvetenheten om behovet av underhåll och styrning är mycket viktig för C.C.JENSEN när det gäller både data och samarbetsverktyg. I organisationen var man till exempel tveksam till att införa alla funktioner i Teams för de anställda innan strukturer och arbetsflöden fanns på plats:

“Styrning är mycket viktigt för oss. Om Teams-grupper skapas till höger och vänster sprids data och insikter i alla väderstreck och kunskapsutbytet går förlorat igen”, säger Karina Dall Rasmussen och lägger till:

”Med hjälp av appen som utvecklats i samarbete med Cepheo hanterade vi upprättandet av och livscykeln för Teams från 2022. Nu, mitt i den globala lanseringen av Microsoft Teams som samarbetsverktyg, kan vi se att denna front end kommer att ge ett stort mervärde i det dagliga samarbetet och kunskapsutbytet över avdelningar och nationsgränser.” 

Strategisk sparring skapar en spännande framtid

C.C.JENSEN köpte en del av lösningarna baserat på strategisk sparring med och rådgivning från Cepheo. Vad ligger bakom detta beslut?

“Vi behövde en resurs som känner till CCJ-teamet och vår verksamhet och som inte är uppslukad av operativa uppgifter. En lösningsarkitekt med förmågan att behålla överblicken, utmana oss i våra lösningar och optimera processerna. Detta behov stöds av den strategiska sparringen med Cepheo”, säger Karina Dall Rasmussen.

Visionen för det framtida samarbetet mellan Cepheo och C.C.JENSEN är ett fortsatt fokus på att optimera tillverkningsföretagets förmåga att föra en strukturerad och effektiv dialog med sina kunder före, under och efter försäljningen.

“Först och främst finns det många fler möjligheter i Dynamics 365 Sales som vi skulle vilja utnyttja. Dessutom håller vi på att uppgradera vår marknadsföringsfunktion, där en lösning som Dynamics 365 kommer att kunna erbjuda en hög grad av marketing automation som utnyttjar interaktionen med de andra systemen”, berättar projektledare Karina Dall Rasmussen.

Nästa steg är en så kallad datasjö. I takt med att fler funktioner digitaliseras och automatiseras kommer det att krävas en starkare datainfrastruktur. I datasjön kommer C.C.JENSEN-data att centraliseras så att de kan standardiseras och nås av alla system, vilket skapar förutsättningar för bättre kunskapsdelning och mer kvalificerade analyser.“

Enbart visioner och implementering av system räcker dock inte, så stort beröm till medarbetarna som ständigt måste ta till sig förändringar med nya system och arbetsflöden. Det har varit en fantastisk resa hittills, och vi fortsätter att utveckla oss själva och våra system för att anpassa oss till marknadens och kundernas behov”, avslutar projektledare Karina Dall Rasmussen.