12. december 2025

Utmaning

De anställda på Sahva fyllde i sina tidrapporter för hand. Behandlingen och inmatningen av timmarna i lönesystemet gjordes också manuellt. Det var en ineffektiv och tungrodd process där det lätt uppstod fel.

Lösning

Cepheo Staff Planning. 

Resultat

Administrationen av de anställdas arbetstid och frånvaro har digitaliserats och optimerats. Det innebär bättre överblick i realtid över medarbetarnas registreringar. Lönehanteringen har också automatiserats. Det ger utrymme för andra värdeskapande uppgifter.

Sahvas mission är att hjälpa människor med funktionsnedsättningar att leva ett rörligt liv. Varje år betjänar vårdföretaget mer än 50 000 kunder. Det gör företaget till Danmarks största leverantör av kroppsburna hjälpmedel, t.ex. högteknologiska ben- och armproteser, skenor, korsetter och ortopediska skor.

 

Utmaningen var att administrationen av de anställdas arbetstid, frånvaro och semester släpade efter. Arbetsprocesserna på det över 150 år gamla företaget var helt enkelt för ineffektiva och omständliga. 

 

“Alla anställda fick fylla i tidrapporter för hand, som sedan skickades och godkändes av deras chef. Många anställda fyllde inte heller i tidrapporterna regelbundet och glömde att ta med semester och frånvaro. Och eftersom tidrapporterna gällde månaden före hade cheferna inte alltid koll på korrekt registrering av timmar”, säger Jeanette Hansen, löne- och HR-konsult på Sahva.

 

De föråldrade och manuella arbetsflödena tog ut sin rätt på alla som var inblandade i processen, säger löne- och HR-konsulten.  

 

“Det var tungt och tidskrävande, både för cheferna och för mig på löneavdelningen, eftersom vi behandlade och förde in alla tidrapporter manuellt i lönesystemet.” 

“Cepheo Staff Planning gör det lättare för oss att betala rätt lön till våra anställda, så att vi i stället kan använda vår tid till mer relevanta arbetsuppgifter.”

Jeanette Hansen
Löne- och HR-konsult, Sahva      

Cepheo Staff Planning optimerar administrationen hos Sahva

 

Den moderna och molnbaserade lösningen Cepheo Staff Planning blev lösningen på utmaningen. Den optimerar och förenklar administrationen av de anställdas arbetstid och frånvaro.

 

Lösningen låg nära till hands av flera skäl. För det första för att Staff Planning redan användes i delar av företaget. Det gjorde att det fanns en viss förtrogenhet med lösningen och dess funktioner, vilket gjorde det lättare att rulla ut lösningen till resten av Sahvas kliniker och övriga avdelningar. 

 

Lösningen har redan haft en märkbar inverkan på arbetsglädjen, effektiviteten och produktiviteten inom administrationen.

 

“Vi sparar mycket tid nu. Detsamma gäller för medarbetarna och cheferna”, säger Jeanette Hansen och fortsätter:

 

“Staff Planning ger oss en bättre överblick över de anställdas arbetstider, semester eller sjukdom. Vi får all denna information i realtid, så vi kan vara säkra på att de anställdas arbetstid, övertid, kompledighet, sjukdom och semester registreras korrekt. På så sätt får vi en bättre planering.”

 

Lösningen förbättrar också arbetsflödena, minskar administrationen och antalet frågor till löneavdelningen och cheferna.

 

Mer tid till värdeskapande uppgifter

 

Staff Planning ger inte bara en fullständig översikt över medarbetarnas arbetstid och frånvaro vid vårdföretaget.

 

Den kan också hantera alla typer av medarbetare, oavsett om de omfattas av olika kollektivavtal, arbetar inom HR, i receptionen eller som ortopedtekniker. Det går att anpassa reglerna för varje medarbetartyp och avdelning, så att de passar företagets specifika behov. Det ger enkel och enhetlig rapportering till lönekontoret. Lönebehandlingen vid frånvaro har också automatiserats.

 

“Staff Planning gör det lättare för oss att betala ut rätt lön till medarbetarna, så att vi kan lägga vår tid på mer relevanta arbetsuppgifter”, säger löne- och HR-konsulten.

 

Jeanette Hansen utvecklar:

 

“Medarbetarna får mer tid över till sina arbetsuppgifter när de inte behöver hålla på med kalkylblad i Excel. Vi har en del hantverkare som hellre tillbringar sin tid i verkstaden än framför en dator. Cheferna kan använda den sparade tiden till medarbetarutveckling och trivsel. På lönekontoret får vi mer tid till att dubbelkolla vårt arbete och hålla oss uppdaterade om nya lagar”, säger hon.   

 

Sahva och Cepheo har haft ett framgångsrikt samarbete under de senaste 10 åren. Det bygger på en gemensam vision om hur IT kan hjälpa vårdföretaget att minska onödig tidsåtgång för rapportering av frånvaro. Det gör att de i stället kan använda sin tid till att förbättra livskvaliteten för personer med funktionsnedsättning.

 

“Vi har ett mycket bra samarbete med Cepheo. De löser uppgifter och utmaningar snabbt.”

 

Framtiden ser ljus ut för Sahva. Med Cepheo Staff Planning har företaget tagit hanteringen av de anställdas arbetstid och frånvaro till nya höjder.

Vill du veta mer? 

Kontakta vår försäljningsdirektör för en dialog om digitaliseringen av ditt företag.

Caroline Berg
Telefon: +46 722 37 07 88
E-post caroline.berg@cepheo.com

Fler kundberättelser