Utmaning
Ett äldre ERP-system som inte stöds.
Lösning
Microsoft Dynamics 365 Business Central, Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries, Microsoft Power BI, Cepheo Managed Services.
Resultat
Ett mer slimmat och effektivare företag.
Egil Rasmussen grundades 1937 som ett byggnads- och inredningssnickeri som sedan dess vuxit till en av de ledande byggentreprenörerna i Danmark, men företagets ERP-system var på väg att äventyra den positionen.
"Supporten för vårt gamla IT-system skulle upphöra under de kommande åren, så vi ville gärna uppgradera till ett nytt system", säger Egil Rasmussens ekonomichef Rune Lund Sørensen.
Därför satte byggföretaget i gång en process under 2019 för att hitta sitt nya molnbaserade system som åtminstone skulle kunna göra samma saker som det gamla on-premise-systemet.
”Vi har en ny IT-strategi som går ut på att göra det så enkelt som möjligt i framtiden. Det inkluderar att använda "plug and play"-system i molnet, där vi får alla våra behov tillgodosedda," säger Rune Lund Sørensen.
Nackdelen med ett äldre system som inte stöds är att det inte längre går att få löpande uppdateringar för funktionalitet och säkerhet. Det gör systemet både mindre användbart och säkert. Det är möjligt att lappa hålen själv, men den strategin är en dyr och kortsiktig lösning.
Molnbaserat ERP-system gör arbetet lättare
Egil Rasmussen valde Microsoft Dynamics 365 Business Central som kopplar samman hela företaget i en molnbaserad plattform och gör att medarbetarna kan arbeta bättre och snabbare.
”Det är ett stort nöje för mig som ekonomichef att Business Central gör det så enkelt att använda Microsoft-applikationer som exempelvis Excel. Den möjligheten hade vi inte tidigare. Integrationen underlättar arbetet för alla”, säger ekonomichefen.
Business Central gör det inte bara enklare att använda de övriga applikationerna i Microsofts ekosystem. Systemet förbättrar också företagets effektivitet, produktivitet och säkerhet.
Egil Rasmussen har dessutom lagt ut driften av Business Central till Cepheo som resultat av ett Managed Services-avtal. Det ger bland annat mer tid för företaget att fokusera på kärnverksamheten.
Branschlösning och Power BI knyter ihop allt
Byggentreprenören från 1937 har ovanpå Business Central lagt till branschlösningen Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries (FMCI), som utvecklats för entreprenörer, hantverkare och installatörer inom byggbranschen. Den understöttar hela processen från offert och försäljning, projektstart, leverans och årlig översyn.
"Vi valde FMCI-lösningen för att registrera ärenden, kostnader och intäkter. Lösningen ger oss också möjlighet att se hur ärendena har utvecklat sig”, säger Rune Lund Sørensen.
Byggentreprenören består av två delar med en byggavdelning och en serviceavdelning. Byggavdelningen utför bland annat nybyggnation och renoveringar, medan serviceavdelningen sköter reparations- och serviceuppdrag för bostadsrättsföreningar, försäkringsbolag och företag.
Uppdelningen av företaget innebär att Egil Rasmussen även valt Microsoft Power BI för att omvandla företagets data till meningsfulla affärsinsikter.
”Power BI använder vi för att extrahera rapporter från båda avdelningarna. Vi måste till exempel kunna hålla koll på vad våra ackordsanställda lägger på material kontra sin timlön. Vår serviceavdelning tar emot upp till 5 000 ärenden per år, så vi behöver efterberäkning, vilket Power BI tillåter oss att göra”, förklarar Egil Rasmussens chefsekonom.
Det råder inget tvivel om vad chefsekonomen mest tycker om med att arbeta med Power BI:
”Det smarta med Power BI är att lösningen är sammankopplad med vårt ERP-system, så man bara klickar på en länk så dyker data upp i Business Central. Det gör våra arbetsflöden mycket mer effektiva.”
Egil Rasmussen har fått en mer slimmad och effektivare verksamhet
Egil Rasmussen gick live med sina nya lösningar under 2021, så det är fortfarande begränsat med reella resultat, med det sagt kan Rune Lund Sørensen ändå märka en skillnad.
”Lösningarna hjälper oss att få en så slimmad organisation som möjligt. De gör oss mer effektiva genom att eliminera många av våra manuella arbetsflöden, vilket sparar oss tid och pengar”, säger han och utvecklar:
”Det kan till exempel vara att registreringen av uppgifterna bara sker på ett ställe när vi ska anställa en ny medarbetare. Därefter blir allt automatiskt infört i systemet så att vi i stället kan fokusera på medarbetarens personliga och professionella utveckling.”
Byggentreprenören avslöjar också varför det blev Cepheo som leverantör av lösningarna.
”Vi valde Cepheo för att det är ett stort företag som har gjort det här många gånger tidigare. Det attraherade oss också att Cepheo har branschlösningen FMCI, eftersom den påminde om det som var bekant för oss från vårt tidigare system”, säger han.
Det har dock funnits hinder på vägen i samarbetet med Cepheo, berättar Rune Lund Sørensen.
”Samarbetet har stundtals varit utmanande. Det beror bland annat på flera skrinläggningar på grund av corona. Nu ser vi bara fram emot att få ut det fulla värdet av de lösningar vi har köpt”, förklarar han.
Chefsekonomen har stora förhoppningar om att nästa digitalisering hos byggentreprenören kommer avhjälpa vid faktureringen med de många tusen årliga fakturorna.
”Jag drömmer om att vi får en mjukvarurobot som skickar fakturor för godkännande. Det skulle hjälpa oss mycket, så jag väntar på en lösning som är billig nog och som kan automatisera faktureringen av kanske 80–85 % av våra fakturor.”
Egil Rasmussen har med sina nya framtidssäkrade IT-lösningar lagt en solid grund för en bättre framtid.
